Beaucoup d'efforts ont été consacrés à Microsoft Teams, car la société le considère comme le composant essentiel de ses fonctionnalités de groupware, permettant aux utilisateurs de combiner leurs efforts via un centre de communication central sécurisé de manière créative.
Pour atteindre cet objectif, Teams prend quatre fonctions commerciales essentielles et les combine en une seule plate-forme unifiée. Ceux-ci incluent la messagerie, la coordination de réunions, les appels vocaux et / ou vidéo, et enfin, il s'intègre à Microsoft Office 365 aux côtés d'autres outils critiques que vous utilisez pour soutenir votre entreprise.
Par conséquent, vous pouvez communiquer avec des individus ou des groupes, coordonner des réunions et des activités, avoir un enregistrement de toutes les communications et collaborer sur des documents, le tout dans le flux de travail Teams.
Commençons avec Teams et expliquons exactement comment vous l'utilisez.
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1. Lancer les équipes
Les équipes peuvent être utilisées sur un ordinateur directement à partir d'un navigateur, sur des appareils mobiles (Android et iOS) ou via des applications de bureau pour PC et Mac.
Mais pour ce didacticiel, nous utiliserons la version du navigateur. Puisqu'il contient les mêmes fonctionnalités et mise en page que l'application installable.
Pour utiliser Teams, dirigez-vous vers cet emplacement Web https://teams.microsoft.com/start
Ici, il vous invitera à «Inscrivez-vous gratuitement», et la seule limitation est que vous devez soit déjà avoir, soit créer pour le moment, un compte Microsoft.
Si vous utilisez déjà la version professionnelle de Microsoft Office 365, vous devez également voir Teams comme l'une des applications standard de l'espace de travail Office.
Une fois que vous avez fourni un compte et un mot de passe Microsoft, vous êtes invité à indiquer dans quel environnement vous allez utiliser Teams, les options possibles étant dans une école, avec des amis et de la famille ou dans une entreprise. Chaque option personnalise légèrement Teams à ces profils, mais la technologie sous-jacente est la même.
Pour cet exercice, nous avons choisi l'option "Pour le travail" par défaut.
Avec un compte en place et des équipes configurées pour la façon dont vous l'utiliserez, la version Web vous proposera une application de bureau si elle est disponible pour le système d'exploitation de votre ordinateur. Il n'est pas nécessaire de l'installer, mais certains utilisateurs sont plus satisfaits des applications installables qui ne dépendent pas du navigateur.
Notre premier travail est de créer notre première équipe. Faisons cela maintenant.
2. Créez une équipe
La structure de base des équipes est, de manière prévisible, l ’« équipe ».
Pour créer ou rejoindre une équipe, cliquez sur la section Équipe de la barre latérale, puis sur l'étiquette en bas à gauche de l'application, où il est dit "Rejoindre ou créer une équipe". Si des équipes publiques existent déjà, vous verrez celles présentées sur lesquelles cliquer, ou vous pouvez entrer un code pour rejoindre une équipe privée.
Dans notre exemple, aucun de ceux-ci n'est encore disponible. Nous n'avons que la possibilité de "Créer une équipe".
Pour les entreprises qui ont déjà des groupes Office 365, ceux-ci peuvent être utilisés comme un moyen rapide de créer une équipe avec des membres attachés, mais nous en créerons une à partir de zéro en sélectionnant cette option dès la première entrée.
Vous décidez ensuite si l'équipe est publique, privée ou à l'échelle de l'organisation. Tout le monde peut rejoindre une équipe publique, le privé est sur invitation uniquement et à l'échelle de l'organisation ajoute automatiquement tout le monde dans l'entreprise.
Vous décidez ensuite de l'appellation de l'équipe, donnez-lui une description et confirmez de quel type il s'agit. Si vous avez une équipe privée dont vous décidez plus tard qu'elle doit être publique ou à l'échelle de l'organisation, vous pouvez la modifier plus tard en tant que créateur de l'équipe, si vous le souhaitez.
Mais, pour que Teams soit utile, il doit contenir plus que votre nom et vos détails, il a besoin de ceux des autres membres de l'équipe. Ajoutons-les ensuite.
3. Ajout de membres de l'équipe
Il existe de nombreuses façons d'ajouter des personnes à Teams, mais le plus simple est de leur envoyer un lien de courrier électronique qui les enregistre une fois qu'ils cliquent dessus. Ou, vous pouvez simplement ajouter leur adresse e-mail directement dans Teams.
Vous pouvez également importer des noms et des adresses e-mail à partir d'autres applications qui contiennent ces données telles qu'Outlook, Contacts ou un autre référentiel de contacts.
Une fois qu'une équipe a des personnes associées, elle apparaîtra dans la liste Équipe et vous pourrez consulter ses membres et toute activité.
Par défaut, il n’a qu’un seul sujet de discussion «Général». Dans Teams, ces sous-sections d'une équipe sont appelées canaux, et nous allons maintenant en ajouter une et démarrer une conversation.
4. Ajouter une chaîne
Les informations requises pour une chaîne sont comme une équipe. Il a un titre, une description et vous pouvez dire s'il est standard ou privé. La dernière option est très utile si vous souhaitez entrer dans une conversation privée avec un autre membre de l'équipe, mais évitez que d'autres la voient.
Une fois la chaîne créée, vous pouvez ajouter des publications, charger des fichiers et interagir avec les autres membres de l'équipe.
Nous avons créé une chaîne intitulée "Aventures de vacances", puis ajouté des pages Web et une courte publication sur la chaîne. Chaque membre ayant accès à cette chaîne peut être alerté si de nouveaux contenus sont publiés, et vous pouvez également faire référence à des personnes dans les publications en plaçant un @ puis leurs noms.
5. Conversations de chaîne
Chatter dans une chaîne n'est pas comme un chat normal où ce qui est dit est exclusivement entre deux parties, c'est plutôt comme une discussion bruyante dans un bureau à aire ouverte.
Dans notre exemple, le membre de l'équipe Zen parle à Mark, le message est envoyé à Mark, mais tout le monde peut voir la conversation. Cependant, seul Mark reçoit une alerte indiquant qu'il fait l'objet d'un commentaire. Cette approche permet à plusieurs personnes d'être alertées par un message et à tout le monde d'être conscient de ce qui a été dit, si les équipes sont ouvertes ou si les alertes sont activées.
Fait intéressant, même si vous n’êtes pas mentionné, vous pouvez toujours répondre à une publication sur une chaîne, peut-être pour dire "Mark est absent pour la journée, peut-être a-t-il oublié votre réunion?".
6. Durée du chat vidéo
Au bas du panneau de droite se trouve une ligne d'icônes qui permettent aux conversations d'avoir un contenu plus riche que de simples mots, et à côté de ceux-ci, l'icône la plus cruciale de Meet.
Ressemblant à une caméra vidéo, l'icône porte le libellé "Meet Now", si vous placez le pointeur dessus, et qu'elle lance une réunion avec vidéo par défaut.
Une fois que vous avez cliqué dessus, vous aurez la possibilité de désactiver la vidéo, si vous préférez, et de donner également un sujet à la réunion. Une fois que vous avez fait ces choix, vous pouvez cliquer sur «Se rencontrer maintenant» et démarrer la réunion, même si à ce moment-là vous êtes le seul à être présent.
Avec la réunion en cours, vous devriez pouvoir vous voir et voir également un petit panneau de contrôle qui vous permet de couper le son, de désactiver la vidéo, de distribuer des fichiers aux participants, d'afficher le chat et de voir également qui est présent.
Vous pouvez également partager votre bureau ou utiliser une fonctionnalité de tableau blanc pour annoter une image ou une présentation dont vous pourriez discuter.
7. Gestion des canaux
Si vous rejoignez une chaîne et que, pour une raison quelconque, vous décidez qu'elle ne contient rien de pertinent pour vous, vous pouvez supprimer la chaîne. Mais sachez que toutes les conversations, les enregistrements de réunions et tout ce qui a trait à ce canal seront supprimés, et vous changez d'avis et récupérez.
La seule exception à effacer est que tous les fichiers joints seront conservés sur Sharepoint, même après la suppression de la chaîne.
Évidemment, si vous supprimez une chaîne créée pour une réunion qui n’a pas eu lieu ou un projet qui n’a jamais démarré, c’est très bien. Attention toutefois à ne pas supprimer les chaînes dont vous pourriez avoir besoin à un moment donné, même si ce n'est pas le cas immédiatement.
8. Ajout de fonctionnalités supplémentaires
La version de Teams que nous avons présentée est la fonctionnalité principale de ce produit, mais vous pouvez ajouter toutes sortes de fonctionnalités et d'intégrations à Teams en fonction des produits que vous utilisez sur le lieu de travail.
Un bon exemple de cette extensibilité est que de nombreuses entreprises exécuteront Office 365 avec un calendrier basé sur le cloud, et celles qui le feront verront une icône supplémentaire sur la gauche «Réunions». Cela permet de planifier des réunions dans le futur et de tenir tout le monde informé si le même est déplacé ou annulé par la suite.
Microsoft Teams fournit également des connexions à une vaste gamme de produits commerciaux tiers tels que KUDO, Zoom, Jabber, Trello, Evernote et bien d'autres. Si vous envisagez sérieusement d'utiliser Teams, il vaut la peine de discuter avec vos informaticiens des fonctionnalités supplémentaires que vous pouvez activer avec Microsoft Teams.
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