G Suite, la suite de productivité basée sur le cloud composée d'applications telles que Google Docs et Google Slides, a été renommée Google Workspace en octobre 2022-2023. La plate-forme a maintenant été modifiée pour inclure des fonctionnalités telles que le chat et la vidéoconférence en vue du travail de plus en plus populaire. culture d'origine 2022-2023. C'est aussi une promesse de changements supplémentaires à déployer au cours des prochains mois.
Pour ceux qui ne sont pas familiers avec G Suite, il s'agit d'un ensemble d'outils basés sur le cloud, comprenant notamment un traitement de texte et un gestionnaire de feuilles de calcul, tous conçus dans le seul but d'aider les employeurs (et leurs employés) à accroître leur productivité sur le lieu de travail.
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Outre les cloches et sifflets habituels qui sont devenus la marque de fabrique des meilleures suites logicielles de bureau comme celle-ci, il est également livré avec un système de support complet et un environnement de travail basé sur le cloud. Bien que les outils fournis avec G Suite puissent être utilisés hors connexion si nécessaire, leur objectif principal est d'aider les flux de travail en ligne.
Alors, en quoi Google Workspace est-il différent de G Suite? Pour l'instant, il est utilisé comme terme générique pour désigner l'ancien G Suite ainsi que le Google Meet nouvellement intégré. Il présente une nouvelle structure de prix et promet d'autres changements à venir.
Caractéristiques
Google Workspace est une plate-forme de productivité tout-en-un qui héberge plusieurs applications. Ici, nous les regardons un par un et discutons de leurs différentes fonctionnalités.
Un service de messagerie riche en fonctionnalités enveloppé dans une tenue élégante, Gmail est un outil de communication incontournable pour les utilisateurs grand public et professionnels. Saviez-vous qu'il était utilisé par 1,8 milliard de personnes dans le monde en 2022-2023?
Plus qu'un simple fournisseur de services de messagerie, Gmail utilise intelligemment les algorithmes et l'intelligence artificielle sur sa plate-forme. Par exemple, la fonction de rédaction intelligente fait des suggestions en fonction de votre style d'écriture au fur et à mesure que vous tapez, prédisant ce que vous allez écrire ensuite et accélérant le processus de rédaction des e-mails.
Gmail propose également des filtres anti-spam avancés qui éloignent les courriers indésirables de votre boîte de réception et émet des rappels réguliers appelés «coups de coude» pour vous tenir au courant de vos conversations. Il utilise un algorithme pour trier automatiquement les e-mails en différentes catégories en fonction de leur nature.
De plus, les utilisateurs peuvent profiter de la fonction d'accès hors ligne pour accéder à leurs e-mails même sans connexion Internet. Gmail est disponible sur une large gamme d'appareils, notamment les smartphones, les tablettes et les ordinateurs.
Google Docs est une application de traitement de texte basée sur le cloud pour le travail. Il dispose d'un éditeur de texte enrichi standard construit dans un environnement en ligne et d'un design minimaliste axé sur la convivialité et la facilité d'accès. Bien qu'il ne soit pas aussi riche en fonctionnalités que Microsoft Word, il parvient toujours à se tailler une énorme niche grâce à ses capacités de synchronisation et de partage dans le cloud.
Google Docs est accessible à la fois en tant qu'application Web sur les ordinateurs et en tant qu'application téléchargeable pour les smartphones et les tablettes. Bien que ses capacités de traitement de texte soient pour la plupart courantes, avec des options pour ajouter des images, modifier la taille de la police et insérer des tableaux dans votre document, le lieu où il brille vraiment est la possibilité de partager de manière transparente vos documents avec d'autres membres de votre équipe et collaborez avec eux en temps réel.
Un seul document créé à l'aide de Google Docs peut être partagé et consulté par jusqu'à 100 utilisateurs à la fois. Chaque fois qu'un utilisateur apporte une modification au document, il est visible par les autres. Parmi les autres fonctionnalités notables, il y a un outil de traduction intégré qui peut convertir automatiquement votre texte dans une autre langue.
Google Sheets est un outil de gestion de feuilles de calcul, tout comme Microsoft Office Excel. Bien que ce dernier soit nettement plus puissant en termes d'échelle, avec la possibilité de contenir plus de cellules par feuille de calcul et une fonctionnalité d'accès rapide très utile, Google Sheets prend toujours le gâteau sur la collaboration.
Outre les fonctionnalités standard offertes par toute autre application de feuille de calcul, Google Sheets offre une excellente capacité de partage. Tout comme Google Docs, il peut être partagé avec plusieurs utilisateurs dans le cloud à l'aide d'un lien commun. Les utilisateurs qui accèdent au document en visitant ce lien pourront alors collaborer et apporter des modifications au document en temps réel.
Par rapport à Docs, Sheets prend un peu de temps pour s'y habituer, mais il en va de même pour toutes les applications de gestion de feuilles de calcul. Cependant, il présente toujours une interface simple et un design minimaliste et est clairement plus facile à naviguer qu'Excel.
Google Slides est un outil de création de présentations en ligne utilisé par les entreprises et les établissements d'enseignement. Il utilise des diaporamas animés contenant des animations et du contenu multimédia pour raconter des histoires et transmettre des informations. Bien que n'étant pas aussi populaire ou riche en fonctionnalités que Microsoft Powerpoint, Slides parvient également à battre la concurrence partout où la collaboration est impliquée.
Google Slides propose une interface utilisateur assez simple pour s'y habituer. Au centre de votre écran se trouve votre diapositive actuelle, indiquée par un grand espace vide dans lequel vous pouvez apporter des modifications et ajouter des éléments. Vers le côté gauche de l'écran se trouve le reste des diapositives au format miniature dans l'ordre chronologique. Au-dessus de ceux-ci, la barre d'outils se bloque avec de nombreux outils et options pour vous aider à concevoir votre présentation.
Comme tout autre logiciel de présentation, Google Slides utilise une combinaison d'images, de vidéos, d'animations, de texte et de graphiques vectoriels pour raconter une histoire ou transmettre des informations factuelles. Il propose une grande variété de modèles prédéfinis parmi lesquels choisir. Vous pouvez également ajouter des tableaux et des graphiques pour personnaliser davantage votre présentation.
Une application de prise de notes basée sur le cloud comme Evernote et OneNote, Google Keep peut être utilisé à la place d'un bloc-notes physique pour noter rapidement des informations importantes à la maison et au travail. Son utilisation est gratuite, tout comme le reste de Google Workspace, mais des forfaits payants sont disponibles pour ceux qui recherchent plus de stockage et une assistance premium.
Google Keep, contrairement à d'autres applications telles que Docs et Slides, n'autorise pas le partage de liens. Cependant, vous pouvez toujours partager des notes par e-mail et permettre aux autres d'y apporter des modifications quand ils le souhaitent. Les notes peuvent être utilisées pour vous rappeler des tâches spécifiques et même être répétées. Vous pouvez également utiliser un code couleur et des étiquettes personnalisées pour trier vos notes en catégories.
Cliquez simplement sur l'option qui dit Prendre une note pour commencer à prendre des notes avec Google Keep. L'interface est très facile à utiliser et vous pouvez définir des rappels, ajouter des cases à cocher et insérer des images en quelques clics. Si vous avez utilisé une application de prise de notes comme Evernote, vous ne devriez pas avoir de difficulté à comprendre comment utiliser Google Keep.
Google Drive est au cœur du flux de travail en ligne de Google Workspace. Solution de stockage et de sauvegarde de fichiers basée sur le cloud, c'est la destination ultime où sont stockés tous vos documents, fichiers et dossiers avec Google, y compris ceux créés à l'aide d'applications telles que Docs, Sheets et Slides.
Drive utilise une interface Web que vous pouvez utiliser pour télécharger des fichiers et des dossiers directement sur le cloud. Il est livré avec 15 Go de stockage gratuit pour tous les utilisateurs, avec un stockage supplémentaire pour ceux qui ont acheté un abonnement à Workspace. Il est conçu pour être efficace, et ce qui lui manque en cloches et en sifflets, il compense largement sa rapidité et sa facilité d'utilisation.
Outre la version Web, Drive est fourni avec des applications téléchargeables pour les utilisateurs d'Android et iOS. Il propose également des clients officiels pour les postes de travail Windows et macOS, qui peuvent être utilisés pour sauvegarder en permanence des données directement à partir d'un dossier dans le stockage local de votre ordinateur. En ce qui concerne les fonctionnalités supplémentaires, Google Drive prend également en charge la gestion des versions de fichiers, la recherche avancée, l'accès hors connexion, etc.
Google Meet est un outil de visioconférence pour les entreprises modernes. Il peut être utilisé par les employés dans un environnement de travail à distance pour tenir des conversations en face à face à n'importe quelle distance, et à cette fin, il est presque parfait. Il utilise une interface élégante et moderne et est extrêmement facile à utiliser, même pour les novices en vidéoconférence.
Google Meet prend en charge les vidéoconférences avec jusqu'à 250 personnes simultanément. Il est également livré avec des capacités de partage de fichiers, d'images et d'écran en temps réel. Il existe également une fonction de sondage en direct et un système de messagerie texte pour garder les conversations engageantes.
Démarrer une visioconférence avec Google Meet est aussi simple que de lancer l'application et de partager un lien d'accès. Les participants peuvent ensuite utiliser le lien d'accès ou le numéro d'appel pour rejoindre la conférence. En tant qu'hôte, vous pouvez admettre sélectivement des participants à votre réunion, rejetant les demandes d'utilisateurs non autorisés. Le processus est extrêmement simple.
Google Chat, anciennement connu sous le nom de Google Hangouts Chat, n'est pas une application de chat classique. Il s’agit plutôt d’un service de messagerie en équipe conçu pour les lieux de travail afin de garder les employés connectés les uns avec les autres. La marque était certes déroutante auparavant en raison de la coexistence de l'application de chat habituelle de l'entreprise, Google Hangouts.
Google Chat n'est pas destiné aux consommateurs finaux. Il s’agit plutôt d’une application professionnelle dans la veine de Slack, Skype Entreprise et Microsoft Teams. Il est essentiellement conçu pour la messagerie 1: 1, mais dispose également de fonctionnalités de conversation de groupe disponibles pour les lieux de travail.
Google Chat fonctionne comme n'importe quel autre service de chat. Sur la gauche se trouve une barre latérale avec une liste des chaînes auxquelles vous participez actuellement et des conversations directes que vous avez eues. Au centre de l’écran se trouve la chaîne ou la conversation actuellement en cours de mise au point. La caractéristique remarquable ici est la façon dont Google Chat s'intègre au reste de Google Workspace, vous permettant de partager des documents et d'avoir des conversations en cours tout en accédant à ces documents.
À l'époque où Google+ existait encore et servait de réseau social pour les consommateurs finaux, Google Currents était une version cloisonnée de Google+ que les entreprises pouvaient utiliser pour rester connectées en interne. Considérez-le comme un ensemble d'outils conçus pour promouvoir l'interaction et l'engagement sur le lieu de travail, un peu comme un réseau de médias sociaux interne.
Google Currents est conçu comme un babillard numérique. Sur ce tableau se trouvent des messages partagés dans toute la communauté de votre lieu de travail, fonctionnant comme un hub pour les messages importants, les fichiers partagés et les discussions communautaires. Il existe des flux qui classent les différents articles en différents sujets et des communautés qui agissent comme des sous-groupes au sein du lieu de travail. Il se compose également de balises et de profils d'utilisateurs.
Currents est inclus dans votre abonnement et peut être consulté en visitant le site Web. Il présente un design minimaliste intuitif et une interface simple avec laquelle il est facile de démarrer. Alors que Google Chat est principalement destiné à la messagerie 1: 1, Google Currents fonctionne comme un centre de discussion générale et de gestion de communauté.
Google Forms est un outil gratuit de création de formulaires et d'enquête disponible pour les particuliers et les entreprises. Il n'impose aucune limite au nombre maximum de questions, d'enquêtes ou de participants, même sur un compte gratuit. Cependant, il souffre du problème de la faible personnalisation car il n'y a qu'une poignée de types de questions parmi lesquels choisir et aucun moyen d'accéder aux paiements via les formulaires.
Google Forms permet d'ajouter trois types de questions à votre enquête: choix multiple, liste déroulante et réponse courte. Vous pouvez également autoriser les utilisateurs à télécharger des fichiers tout en participant à une enquête. Cependant, il n'y a pas d'options pour accepter les paiements ou poser des questions basées sur des images ou des vidéos.
Sur le plan positif, vous pouvez choisir le type de réponses acceptables et même noter les réponses automatiquement à l'aide des fonctionnalités intégrées. Cela fonctionne très bien si vous essayez d'administrer un quiz en ligne.
La logique conditionnelle et la collaboration transparente sont deux autres fonctionnalités hors du commun de Google Forms. Logic vous permet de modifier et d'adapter des parties de votre enquête en fonction des réponses d'un participant. La collaboration vous permet de faire travailler plusieurs membres de l'équipe pour concevoir un seul formulaire. Forms vous permet également de visualiser les résultats de votre enquête sous la forme d'un graphique à secteurs pour une collecte de données plus facile.
Google Sites est un créateur de site Web gratuit avec des fonctionnalités simples. C’est un outil suffisant pour créer rapidement et facilement des sites Web, mais il n’a pas de fonctionnalités avancées ni de personnalisation. Vous ne pouvez pas, par exemple, créer un blog ou une boutique en ligne. Il existe un ensemble très basique de modèles gratuits disponibles, bien qu'ils soient réactifs. Vous pouvez également intégrer des vidéos, des formulaires, des boutons et des curseurs pour personnaliser davantage votre site Web.
Google Apps Script est une plate-forme de codage qui peut être utilisée pour créer des modules complémentaires pour d'autres produits Workspace à l'aide de Javascript. Il aide essentiellement les développeurs à personnaliser Google Workspace, rendant l'expérience plus rationalisée pour leur entreprise particulière. Inutile de dire que cela nécessite une certaine quantité de connaissances en codage pour le faire fonctionner. Cependant, cela peut être utile pour combler les lacunes de divers flux de travail et personnaliser des applications telles que Google Docs et Gmail pour qu'elles fonctionnent pour des cas d'utilisation spécifiques.
Google Agenda est un calendrier en ligne gratuit que vous pouvez utiliser pour suivre les événements et gérer les itinéraires sur votre lieu de travail. Votre équipe peut l'utiliser en collaboration pour gérer des événements liés au travail, tels que des réunions et des conférences. Il est également conçu pour fonctionner en tandem avec le reste de Google Workspace et peut être utilisé pour attribuer des tâches et des horaires aux employés.
Google Jamboard, quant à lui, est un tableau blanc en ligne gratuit pour les particuliers et les entreprises. Il est représenté par un écran blanc partagé sur lequel vous pouvez dessiner, insérer des images et ajouter du texte. Il peut être utilisé pour transmettre rapidement des idées et des informations lors de conférences en ligne et de réunions du conseil d'administration.
Google Vault vous aide à collecter, organiser, afficher et exporter des données liées au flux de travail de votre organisation sur Google Workspace. Il peut être utilisé pour suivre les conversations, documenter les événements et superviser l'ensemble du processus de travail de votre organisation. Cependant, il ne sert pas d'outil de sauvegarde alternatif pour vos données sur Workspace.
Google Cloud Search est une technologie d'intelligence artificielle qui vous aide à retrouver les données de toutes vos applications sur Workspace. Il est disponible sous la forme d'un assistant numérique et d'un moteur de recherche qui peuvent localiser rapidement l'emplacement de vos données recherchées. Alors que Vault est utilisé par les administrateurs de l'entreprise pour l'eDiscovery, Google Cloud Search est utilisé par les employés pour trouver et accéder rapidement aux informations relatives à l'organisation dans l'ensemble de Google Workspace.
Plans et prix
Pendant très longtemps, G Suite for Business a proposé un forfait d'abonnement unique de 12 $ par mois qui permettait aux utilisateurs d'accéder à l'ensemble de la suite de productivité de Google. Cependant, avec le changement de marque de G Suite vers Google Workspace, plusieurs changements ont été annoncés, ainsi que de nouveaux plans d'abonnement mensuel pour les utilisateurs professionnels.
Google Workspace propose trois plans d'abonnement au niveau de l'entreprise et deux plans au niveau de l'entreprise.
Business Starter, qui coûte 6 USD par utilisateur et par mois, vous donne accès à 30 Go de stockage cloud par utilisateur et permet des appels vidéo avec jusqu'à 100 participants. Il est également livré avec des contrôles de sécurité, une assistance standard et un e-mail professionnel personnalisé. Ce prix comprend toutes les applications Google liées à la productivité
Vient ensuite Business Standard, qui coûte 12 $ par utilisateur et par mois et offre 2 To de stockage en nuage par utilisateur et 150 participants en vidéoconférence avec des fonctionnalités d'enregistrement. Les autres fonctionnalités sont à peu près les mêmes.
Ensuite, nous avons Business Plus qui coûte 18 $ par utilisateur et par mois. Ce plan permet 250 participants par appel vidéo et 5 To de stockage par utilisateur. Ce plan comprend toutes les fonctionnalités incluses dans les plans Starter et Standard, ainsi que l'accès à Google Vault pour la découverte électronique, qui n'est pas inclus dans ces plans.
Les plans d'entreprise offrent encore plus avec des utilisateurs illimités par compte et un stockage illimité par utilisateur, mais ils vous obligent à contacter le service commercial de l'entreprise pour obtenir des tarifs personnalisés. Cependant, il devrait coûter environ 20 USD par utilisateur et par mois et 30 USD par utilisateur et par mois pour Enterprise Standard et Enterprise Plus respectivement.
Support
Google Workspace est livré avec un plan d'assistance gratuit qui peut être mis à niveau pour encore plus de fonctionnalités. Le plan gratuit offre une assistance standard pour les cas et les téléphones avec un temps de réponse moyen allant jusqu'à 24 heures.
Le support Premium est disponible pour les clients Business et Enterprise et est fourni avec un support critique 24h / 24 et 7j / 7 et un temps de réponse aussi bas que 15 minutes. Ce plan offre également une assistance personnalisée et contextuelle et un gestionnaire de compte technique. Vous devez contacter le service commercial Google pour connaître les tarifs personnalisés.
L'assistance Google peut être contactée par téléphone, chat ou e-mail. L'assistance téléphonique est disponible en 14 langues différentes. Il existe également un forum communautaire accessible à tous les utilisateurs payants.
Sécurité
Google a annoncé toute une série de mises à jour de sécurité pour protéger les organisations contre le vol de données et les abus sur le lieu de travail. En fait, Google Workspace est désormais le premier grand processeur de données à recevoir une certification ISO / CEI 27701. Notamment, des mises à jour ont été apportées à Gmail, Chat, Meet et Vault pour améliorer la sécurité et la confidentialité de l'organisation.
Les journaux d'audit et les informations sur la protection des données ont constitué une partie importante de la mise à jour reçue par Gmail. Les administrateurs peuvent voir des rapports et des journaux qui aident à minimiser les menaces internes et les violations de politique. Par exemple, les administrateurs de l'espace de travail ont accès à des journaux détaillés qui signalent chaque fois qu'un utilisateur configure le transfert automatique des e-mails sur son compte professionnel. Gmail est également doté de fonctionnalités avancées de filtrage anti-spam, de détection des logiciels malveillants et d'anti-hameçonnage.
Google Meet reçoit également des mises à jour relatives à la journalisation des audits et à la détection des abus afin de réduire les incidents de harcèlement au travail lors de réunions en ligne. Les exemples incluent une nouvelle fonctionnalité qui classe les récidivistes et les empêche automatiquement de rejoindre les réunions.
Google Chat reçoit des mises à jour qui permettent aux administrateurs d'accéder aux journaux d'audit qui détectent le phishing, l'infiltration de données et les abus. Google est en train de classer certains forums de discussion comme abusifs sur la base de rapports antérieurs pour empêcher automatiquement les employés de les rejoindre.
Les utilisateurs et administrateurs qui recherchent une sécurité supplémentaire pendant le processus de connexion peuvent également activer l'authentification à deux facteurs sur leurs comptes. Cela les empêche de se connecter à Google Workspace tant qu'ils n'ont pas vérifié leur demande d'accès via un mot de passe à usage unique envoyé à leur téléphone.
La compétition
Le principal concurrent de Google Workspace est la suite de productivité appelée Microsoft 365, anciennement appelée Office 365 ou Microsoft Office. Microsoft 365 propose un ensemble d'outils de productivité qui, bien que moins variés que Google Workspace, parviennent toujours à briller avec le grand nombre de fonctionnalités incluses par produit.
Microsoft Word, par exemple, est un traitement de texte plus puissant que Google Docs, bien que la plupart des gens semblent préférer ce dernier pour la collaboration en ligne. De même, des outils comme Excel et Powerpoint sont des offres plus riches en fonctionnalités que Sheets et Slides. Bien que ce ne soit pas le premier choix pour les entreprises disposant de postes de travail distants, Microsoft a récemment lancé des versions en ligne et gratuites de ses outils de productivité bureautique et a même activé des fonctionnalités de collaboration en temps réel pour les entreprises.
Quelques autres exemples de suites de productivité de bureau décentes incluent Zoho Workplace et WPS Office, qui offrent tous deux des versions gratuites de leurs logiciels activées par la publicité. Bien qu'ils ne soient pas nécessairement aussi puissants que Google Workspace, ils offrent tous deux des alternatives économiques décentes pour les personnes à petit budget.
Verdict final
Google Workspace est une puissante suite de productivité en ligne qui donne la priorité au partage et à la collaboration. Bien qu'il ne soit pas aussi robuste ou aussi performant que Microsoft 365, il parvient toujours à exceller son concurrent riche en fonctionnalités chaque fois qu'il y a un appel pour que différents employés d'une organisation travaillent ensemble à distance. Dans l'ensemble, c'est une offre solide avec une structure de prix transparente et une conception qui met l'accent sur la simplicité et la fonctionnalité plutôt que sur des gadgets sophistiqués.
Gmail est le fournisseur de messagerie le plus populaire au monde, avec près de deux milliards d'utilisateurs dans le monde en 2022-2023. C'est également le principal argument de vente de Google Workspace. Combiné à ses vastes capacités de collaboration en temps réel, Workspace constitue une offre assez solide pour une suite de productivité puissante.
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