La communication joue un rôle fondamental dans les opérations quotidiennes des entreprises de tous les secteurs, à la fois en interne et en externe. Et les téléphones sont encore aujourd'hui l'un des moyens de communication les plus courants pour de nombreuses entreprises.
Mais ces dernières années, les téléphones professionnels ont subi des changements majeurs. Aujourd'hui, de nombreuses entreprises utilisent des systèmes téléphoniques basés sur le protocole Voice over Internet. De tels systèmes permettent aux entreprises de passer des appels téléphoniques et d'envoyer des messages via des smartphones, des tablettes, des ordinateurs et d'autres appareils connectés à Internet.
L'achat d'un système VoIP pour votre entreprise offrira de nombreux avantages par rapport aux solutions téléphoniques traditionnelles. Ils offrent une plus grande évolutivité, des économies de coûts, une prise en charge multi-appareils, une excellente qualité d'appel, une sécurité accrue, des expériences utilisateur impressionnantes et de nombreux autres avantages.
Ce qui est également génial avec les systèmes VoIP, c'est qu'ils ont de nombreuses fonctionnalités différentes, telles que les standards automatiques, le transfert d'appel, l'enregistrement des appels, le transfert d'appel, la mise en attente des appels, le stationnement des appels, les files d'attente d'appels, les heures de bureau, les analyses, les conférences, la musique en attente, Messagerie SMS, et plus encore.
Si vous êtes actuellement à la recherche d'un système VoIP de qualité professionnelle, vous constaterez que le choix est vaste. Mais comment choisir le bon pour votre entreprise? L'un des meilleurs moyens de s'assurer qu'un système VoIP convient bien à votre entreprise est d'éviter les erreurs courantes, qu'il s'agisse de faire peu de recherches avant d'acheter un système, de ne pas savoir clairement vos besoins ou autre chose.
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Choisir le premier fournisseur que vous voyez
Il existe de nombreux systèmes VoIP différents disponibles sur le marché aujourd'hui, et si vous cherchez à en acheter un pour votre entreprise et que vous êtes extrêmement occupé, il est facile de choisir le premier fournisseur que vous rencontrez après une recherche rapide sur Google.
Mais si vous sélectionnez un fournisseur VoIP sans faire des recherches au préalable et sans envisager d'autres options, vous pourriez finir par choisir un service qui ne convient pas à votre entreprise et à votre équipe.
Pour trouver le meilleur système VoIP, il est essentiel de comparer différents fournisseurs. Bien que cela prenne plus de temps, vous ne précipiterez pas votre décision et vous vous retrouverez avec la meilleure solution VoIP pour l'ensemble de votre entreprise. En faisant vos achats, vous pourriez économiser de l'argent sur les abonnements premium et accéder à encore plus de fonctionnalités.
Ne pas comprendre vos besoins utilisateurs et vos exigences commerciales
La comparaison de différents fournisseurs n’est pas le seul facteur à prendre en compte lors de la sélection d’un système VoIP de qualité professionnelle. Si vous ne comprenez pas ce dont votre entreprise et votre personnel ont besoin d'un fournisseur VoIP, vous risquez de perdre de l'argent et du temps à mettre en œuvre un système inefficace.
Lorsque vous parcourez le marché à la recherche de la solution VoIP professionnelle idéale, vous devez rédiger une liste des exigences commerciales, techniques et des utilisateurs. Cela vous aidera à vous assurer qu'un fournisseur potentiel s'intégrera parfaitement dans votre entreprise. Par exemple, vous pouvez noter les fonctionnalités VoIP nécessaires et vérifier si elles sont proposées par des fournisseurs VoIP potentiels.
La lecture de critiques approfondies, d'études de cas et de témoignages de clients vous aidera également à déterminer quel système conviendra le mieux à votre entreprise. Ce que vous ne voulez pas faire, c’est sélectionner une solution VoIP et découvrir qu’elle ne convient pas à votre entreprise à l’avenir.
Ne pas tenir compte des coûts
Ne pas tenir compte des coûts d'un système VoIP est une autre chose à ne pas faire lorsque vous recherchez le meilleur fournisseur. De nombreux services VoIP offrent une gamme d'abonnements payants et des extras optionnels qui conviennent à différentes entreprises. Si vous n'êtes pas clair à ce sujet, vous pourriez souscrire au mauvais plan ou encourir des frais supplémentaires plus tard.
Si vous envisagez d’acheter un système VoIP pour votre entreprise, nous vous recommandons vivement de définir un budget clair dès le départ et de prendre en compte les facteurs financiers des différents services. Comme pour tout autre type de produit, il existe sur le marché des solutions VoIP à la fois bon marché et chères. En indiquant clairement combien vous êtes prêt à dépenser pour un système VoIP, vous serez en mesure de trouver un service qui correspond à votre budget.
La plupart des fournisseurs ont un aperçu clair des prix sur leurs sites Web, ce qui vaut vraiment la peine d'être lu. Mais vous devriez également être en mesure de discuter de votre budget et des coûts d'un système VoIP en parlant aux équipes du service client.
Ignorer les implications de sécurité
Étant donné que les solutions téléphoniques VoIP fonctionnent sur Internet, les cybercriminels risquent toujours de pirater votre système pour écouter les appels téléphoniques et voler des informations commerciales précieuses. Par conséquent, il est primordial de prendre en compte les risques de sécurité des systèmes VoIP et de vous assurer que le fournisseur que vous avez choisi atténue ces menaces.
Par exemple, vous devez choisir un système VoIP qui fournit un cryptage fort, une authentification multifacteur, une politique utilisateur stricte, une gamme de protocoles sécurisés et d'autres fonctionnalités de sécurité. Si vous n'êtes pas sûr de la manière dont un fournisseur gère la sécurité et la confidentialité des utilisateurs, cela vaut la peine de parler à son équipe de service client.
Achat d'un système non évolutif
Si vous cherchez à mettre en œuvre un système VoIP dans une entreprise à croissance rapide, la dernière chose à faire est de choisir une solution non évolutive qui ne répondra pas aux besoins de votre entreprise dans un avenir lointain.
Au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise, vous devrez sans aucun doute créer de nouvelles lignes dans le monde entier, ajouter de nouveaux employés à votre système téléphonique, accéder à de nouvelles fonctionnalités et modules complémentaires, et plus encore. Les meilleurs systèmes VoIP professionnels permettent de faire ces choses simplement et rapidement au fil du temps.
Choisir un fournisseur gratuit ou non réputé
Une autre chose à éviter lors du choix d'un système VoIP va pour les fournisseurs non réputés ou gratuits. Bien que la sélection d'un fournisseur gratuit semble être un excellent moyen d'économiser de l'argent sur un système VoIP, vous pourriez rencontrer des vulnérabilités de sécurité, des performances médiocres, pas de support client, des logiciels difficiles à utiliser et d'autres problèmes.
La meilleure façon de vous assurer de tirer le meilleur parti d'un système VoIP est de choisir l'un des meilleurs systèmes sur le marché. Nos services VoIP préférés de 2022-2023 sont RingCentral Office, Ooma Office, GoToConnect, Dialpad, AT&T Business, 8x8 X Series, Microsoft 365 Business Voice, Grasshopper, 1-VOIP et Phone.com.
Opter pour un système VoIP non convivial
Sans faire aucune recherche sur les meilleurs systèmes VoIP pour les entreprises, vous pourriez vous retrouver avec un système difficile à configurer et à utiliser. Cela entraînera de nombreux problèmes pour votre entreprise, tels que la nécessité de former le personnel à l'utilisation d'un système VoIP complexe, les employés qui choisissent d'utiliser d'autres méthodes de communication si un système n'est pas convivial et, finalement, de changer de fournisseur plus tard.
Un excellent moyen de vérifier qu'un système offre une bonne convivialité consiste à lire les critiques et les témoignages de clients. Mais avec la grande majorité des systèmes VoIP offrant des essais et des démos gratuits, vous pouvez même essayer un système avant de souscrire à un abonnement payant. Ainsi, vous saurez si c'est facile à utiliser ou non.
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