Fondée initialement sous le nom de WebEx en 1995, cette société est devenue membre de Cisco Systems en 2007 et a acquis une nouvelle image de marque et a perdu son capital «E».
Ils créent une gamme d'outils de visioconférence qui incluent Webex Meetings, Webex Teams, Webex Training, Webex Support Center, Webex Event Center, Webex Sales Center, Webex Enterprise Edition et Webex Connect.
Aujourd'hui, nous allons examiner le produit principal de Cisco Webex qui fournit la vidéoconférence via une application installable ou via un navigateur.
Laissez-nous vous expliquer comment utiliser Cisco Webex pour la première fois et décrire les fonctionnalités essentielles que vous devez comprendre pour en tirer le meilleur parti.
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1. Obtenez Cisco Webex
Une chose qui rend Webex presque unique est que vous n'êtes pas obligé d'installer une application cliente pour l'utiliser, même pour héberger une vidéoconférence.
Il existe des applications Webex spéciales disponibles pour les appareils iOS (Apple) et Android, mais dans ce didacticiel, nous parlerons de l'utilisation de Cisco Webex à partir d'un ordinateur.
Pour commencer, rendez-vous ici: https://www.webex.com/
Sur la page Web, il vous permet de rejoindre une réunion existante hébergée par une autre, ou de vous inscrire pour pouvoir en héberger une vous-même. Faire l'une ou l'autre de ces choses n'a aucune incidence sur les coûts, alors n'hésitez pas à explorer.
Les personnes intéressées par les coûts d’utilisation de Cisco Webex pour les entreprises doivent cliquer sur l’option «Plans et tarifs» dans le menu supérieur, où elle détaille les différentes options et leurs coûts associés.
La version gratuite peut gérer des réunions jusqu'à 100 participants mais limite la réunion à 40 minutes.
Ceux qui souhaitent des réunions plus longues et plus de participants ont besoin d'un abonnement mensuel, mais ils peuvent également enregistrer les interactions et un meilleur support.
Mais pour cet exemple, nous allons utiliser la version gratuite et cliquer pour vous inscrire.
2. S'inscrire
La première information que Cisco demande est votre adresse e-mail, et comme je l'ai mentionné plus tôt, vous n'avez rien à faire si quelqu'un d'autre organise la réunion.
Après une adresse e-mail, vous devez dire où vous vous trouvez dans le monde et fournir un nom, car cela a un impact sur ceux qui pourraient rejoindre la réunion par téléphone.
Et, avec ces données fournies, Cisco vous enverra un e-mail pour confirmer que le compte est le vôtre.
Dans cet e-mail se trouvent l'adresse Cisco Webex de vos réunions et un lien qui vous permet de définir un mot de passe. Nous vous recommandons de configurer un mot de passe immédiatement, pour éviter que d'autres personnes ne contrôlent votre espace de réunion.
Une fois tout cela fait, vous pouvez entrer dans votre salle personnelle et la personnaliser.
3. Salle personnelle
La salle personnelle est l'endroit où vous pouvez démarrer ou planifier des réunions, et elle affiche également le lien dont vous avez besoin pour envoyer d'autres personnes si vous souhaitez qu'elles vous accompagnent.
Notre premier travail consiste à personnaliser votre apparence aux autres, en cliquant sur le cercle contenant vos initiales. Un clic révèle le mot «Changer». Et, en cliquant dessus, vous pourrez télécharger une photo qui sera utilisée pour vous représenter.
L'image peut avoir une taille maximale de 720 x 720 pixels. Cette échelle est beaucoup plus petite qu'une image typique d'un téléphone, vous pouvez donc en préparer une à l'aide d'un outil avec une fonction de redimensionnement, comme Microsoft Paint.
Une fois que nous avons configuré une image appropriée, nous sommes prêts à démarrer une réunion.
Tout ce que nous devons décider, c'est si l'hébergement de la réunion utilisera l'interface Web ou l'application de bureau.
4. Web ou bureau
Si vous avez l'intention de ne tenir qu'une seule réunion, jamais, alors la version Web de Webex fonctionne bien. Mais pour ceux qui souhaitent organiser régulièrement des conférences numériques, l'application de bureau présente certains avantages.
Ceux qui n’ont pas installé l’application de bureau seront invités à la télécharger s’ils choisissent «Utiliser l’application de bureau», et ce n’est pas déjà le cas sur l’ordinateur.
L'exécutable d'installation est relativement petit, et avec une bonne connexion haut débit, il devrait être entièrement téléchargé en quelques minutes au maximum.
Une fois l'application installée, vous pouvez progresser pour démarrer votre réunion.
5. Préparez-vous à accueillir
Au lancement, l'application Webex Meetings apparaîtra, et si vous avez une caméra active, elle affiche cette vue.
Ce modèle de prévisualisation offre une excellente opportunité de repositionner la caméra, de peigner vos cheveux, tout ce que vous jugez nécessaire pour donner la bonne impression à vos collègues.
Sur le panneau se trouvent deux icônes qui activent et désactivent la vidéo et l'audio. Dans notre image, les icônes sont noires, indiquant que les deux sont actifs. Si l'icône est rouge et comporte un X, cela indique qu'elle est coupée ou désactivée.
C'est votre choix, mais il est souvent utile de commencer avec les deux désactivés, puis de les rendre actifs lorsque vos participants arrivent.
Sur la partie inférieure du panneau se trouvent alors des menus qui vous permettent de configurer le son, la vidéo et d'autres paramètres relatifs à l'hébergement. Ceux-ci sont utiles si vous souhaitez utiliser un autre microphone que celui de la caméra ou si vous disposez d'un matériel de conférence dédié.
Lorsque tout va bien, cliquez sur le bouton vert "Démarrer la réunion".
6. Gestion des salles
En tant qu'hôte, vous contrôlez la salle de réunion de la même manière que le président, en dictant qui peut parler et quand.
Mais dans cette application, vous pouvez contrôler beaucoup d'autres choses en utilisant la barre d'icônes en bas et la liste des participants qui se trouve à droite. Si cette liste n'apparaît pas par défaut, vous pouvez l'ouvrir en cliquant sur la quatrième icône qui montre une personne avec une pile de papier à sa droite.
La liste est très utile pour voir qui est arrivé, contrôler son audio et lui envoyer un message individuel.
Les icônes en bas contrôlent l'audio, la vidéo, autorisent le partage, enregistrent la réunion, ouvrent la liste des participants, ouvrent le chat, accèdent aux paramètres et enfin, quittent la réunion.
Certaines des icônes sont des bascules, comme celles pour la mise en sourdine audio, et d'autres comme les paramètres génèrent un menu.
Les fonctionnalités utiles du menu des paramètres sont d'inviter des personnes supplémentaires, si vous vous rendez compte que vous avez oublié une personne critique, et même de verrouiller une réunion dès son entrée.
En plus de ces commandes, les menus déroulants en haut ont encore plus de fonctionnalités, y compris la possibilité de confier l'hébergement à un autre utilisateur, de partager des transcriptions, etc. Il vaut la peine de vous familiariser avec ces menus si vous avez besoin d'une fonctionnalité que vous pouvez ' t voir ailleurs.
7. Partage
Le mécanisme de partage de Webex offre plusieurs options pratiques, et il vaut la peine de comprendre ce qu'il peut faire.
En cliquant sur l'icône de partage de contenu qui est la troisième à partir de la gauche, un grand panneau affiche quelques-uns des choix de partage possibles. Ceux-ci incluent les fichiers, les navigateurs, les paramètres et toutes les applications que vous exécutez actuellement sur le système hôte.
Vous pouvez également utiliser ce menu pour lancer des applications et en partager la vue avec les participants à la réunion. Cette fonction est particulièrement utile si vous formez d'autres personnes à utiliser le logiciel ou à utiliser plusieurs applications en combinaison.
Lorsque vous partagez l'écran de la manière, l'interface Webex normale est remplacée par une qui se trouve en haut au centre de l'écran. Pour revenir à l’interface standard, vous devez cliquer sur le gros bouton à gauche «Arrêter le partage».
Cette interface de partage a beaucoup des mêmes icônes que la normale, mais quelques-unes supplémentaires qui vous permettent d'annoter sur l'image.
8. Invitez des personnes
Comme nous l'avons mentionné précédemment, dans le menu des paramètres est l'option d'inviter un participant pendant que la réunion est en cours.
La sélection de cette option fera apparaître un panneau simple où vous pourrez entrer les adresses e-mail de ceux que vous souhaitez assister, et il leur enverra un e-mail, ou un rappel, avec un lien pour les amener dans la salle.
Si vous souhaitez utiliser un autre mécanisme pour obtenir le même clic sur une icône circulaire bleue avec un «i» dedans, l'icône est positionnée en haut à gauche, juste en dessous du lettrage du menu du fichier.
Cela ouvrira un panneau qui vous montrera l'URL de la salle, un numéro de réunion qui peut être distribué à ceux qui souhaitent se joindre et une adresse vidéo. Si vous avez un compte d'abonnement, il peut également avoir le numéro de téléphone local qui peut être utilisé pour rejoindre la réunion par téléphone.
Vous pouvez copier ces informations dans le presse-papiers, puis les coller dans tous les documents, messages ou e-mails que vous avez l'intention d'utiliser pour inciter les gens à venir.
Terminez votre réunion
Toutes les bonnes choses prennent fin et vous devrez éventuellement mettre fin à cette réunion.
Le mécanisme pour ce faire est l'icône de cercle rouge avec un X au milieu. Et en tant qu'hôte, si vous cliquez dessus et sélectionnez «Terminer la réunion», alors l'hébergement se terminera et tous les participants encore connectés avec seront déconnectés.
Si vous souhaitez que la réunion se poursuive sans vous, le rôle d’hôte doit être transféré à un autre, puis vous pouvez sélectionner «Quitter la réunion» et continuer sans que tout le monde ne se déconnecte.
Programmer une autre réunion
Après une réunion réussie ou non, une autre est inévitablement nécessaire.
Le meilleur endroit pour organiser cela est dans la salle des personnes dans le menu Réunions.
En remplissant cet organisateur, vous pouvez spécifier le moment de la réunion, le sujet, le mot de passe (si nécessaire) et entrer une liste complète des participants que vous devez informer.
Et, s'il s'agit d'un événement récurrent, vous pouvez également le configurer, vous n'aurez donc pas besoin de répéter ce processus.
Une fois que vous maîtrisez cette page, vous pouvez accéder aux options avancées, où vous pouvez prédéfinir les privilèges des participants, créer un agenda et même définir un processus d'inscription.
Le nombre d'options peut sembler écrasant au début, mais une fois que vous avez organisé une ou deux réunions, certaines d'entre elles sont très utiles pour organiser n'importe quelle réunion avec le minimum de configuration à l'avance.
Nous espérons que cette visite guidée des fonctionnalités de base de Cisco Webex vous a été utile.
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