Le meilleur logiciel de gestion de documents (DMS) rend la gestion de vos fichiers, à la fois en ligne et hors ligne, simple et efficace.
Le meilleur logiciel de gestion de documentsCliquez sur les liens ci-dessous pour accéder au site Web du fournisseur:
1. Templafy
2. M-Files
3. DocuWare
4. MasterControl
5. XaitPorter
La gestion des documents devient de plus en plus importante à mesure que le concept de bureau sans papier devient une réalité quotidienne, en particulier avec la croissance des services de stockage dans le cloud.
Cela signifie qu'au lieu d'avoir à conserver le papier dans des classeurs encombrants, les documents peuvent désormais être stockés en ligne en toute sécurité. Cependant, il ne s'agit pas seulement d'archiver des informations, mais aussi de faciliter l'ensemble du processus de gestion de documents, allant des modèles de marque, à l'amélioration des flux de travail, à l'utilisation d'outils de collaboration, ainsi qu'à la possibilité de trier des informations parfois techniques. Et cela s'ajoute aux tâches générales d'édition et de gestion de documents.
Un bon logiciel de gestion de documents (DMS) doit également être capable de fonctionner avec différents types de fichiers numériques, non seulement à partir de logiciels de bureau, mais aussi d'applications de prise de notes, de plans techniques, d'images et de conceptions, et tout ce que vous pourriez imaginer précédemment imprimé. papier, y compris à partir de formats de fichiers hérités. Ces jours-ci, il fournira également des logiciels de conception de documents.
Cependant, de nombreux fournisseurs et sous-traitants continueront de travailler avec du papier, de sorte que tout DMS doit disposer d'une solution de numérisation de documents, fonctionnant souvent de manière autonome ou faisant partie d'un logiciel de numérisation OCR, de sorte que ces factures papier, reçus ou autres les documents peuvent être numérisés afin qu'une copie numérique puisse être archivée pendant que la version papier est recyclée.
Le bureau sans papier a mis du temps à arriver, mais il est enfin là pour ceux qui veulent l'adopter. Voici donc les meilleures solutions logicielles de gestion de documents.
- Nous avons présenté les meilleures alternatives à Microsoft Office.
1. Templafy
Une solution de gestion de documents tout-en-un
Interface facile à utiliserFonctionnalités étenduesApplication mobileContrôles de conformité automatisésTemplafy est l'un des meilleurs outils de gestion de documents sur le marché. Le système vise à intégrer des suites bureautiques et des solutions essentielles utilisées par les entreprises au quotidien.
S'il y a une chose qui peut être frustrante, c'est de devoir créer des documents de marque à l'aide de différents logiciels. Cela peut devenir fastidieux et fragmenté, mais Templafy peut vous aider. Avec lui, vous pouvez créer une gamme de fichiers dans le système et les gérer à partir d'un seul flux.
Le logiciel est compatible avec une gamme d'appareils et utilise le cloud pour vous permettre d'accéder à tous vos documents sur des ordinateurs, des tablettes et des smartphones. Il existe également des contrôles de conformité automatiques et vous pouvez également donner facilement des commentaires aux employés.
Un contact est nécessaire pour un devis et, sans surprise, le coût exact dépend du nombre d'utilisateurs, de fonctionnalités et de modules complémentaires choisis.
2. M-Files
Logiciel de documentation qui détecte la duplication
Intégrations pratiquesApplication mobileAlertes de documentEn matière de gestion de documents, M-Files vise à améliorer les flux de travail internes et à garantir la sécurité des informations importantes à tout moment. Ses clients comprennent de nombreuses grandes entreprises telles que Comcast et Yokohama.
Il existe un seul coffre-fort pour une pléthore de fichiers, et vous pouvez facilement les trouver par client, projet, date, statut ou autres critères. Le logiciel vise à éviter la duplication - il est assez courant de se retrouver avec deux copies du même rapport, voire plus.
M-Files vous alertera si un document a été enregistré deux fois en analysant les noms et les données du projet. Vous bénéficiez également d'excellentes intégrations, notamment Microsoft Office et Salesforce CRM.
Un essai gratuit est disponible, mais les prix ne sont pas indiqués sur le site, vous devez donc nous contacter pour obtenir un devis.
3. DocuWare
L'organisation des documents passe au cloud
Couvre une gamme complète de tâches documentairesStockage basé sur le cloudAssistance mobileTarification cachéeDocuware adopte une approche cloud de la gestion des documents. Il intègre le stockage en nuage et la bureautique pour créer un lieu de travail numérique. Cette approche sans papier de la gamme complète des tâches de bureau est un autre exemple de la transformation numérique qui anime de nombreux processus ces jours-ci.
Docuware propose des services pour créer un «flux de travail cloud» en ce qui concerne les documents. Il permet d'acheter des services à petite échelle selon les besoins, puis, à mesure que des scénarios d'utilisation sont créés et que la fiabilité est garantie, le service peut être mis à l'échelle pour un déploiement plus important.
Des applications mobiles pouvant s'intégrer à ce flux de travail sont également proposées, facilitant la numérisation des reçus lors de vos déplacements, l'approbation des factures pour un paiement rapide et la signature de formulaires directement sur l'appareil.
Bien que Docuware propose une démo et un essai gratuit, le prix dépend bien sûr des services choisis, ce qui oblige l'acheteur potentiel à entrer en contact pour un devis personnalisé.
Essai gratuitMise à jour: Docuware propose désormais un essai gratuit en partenariat avec. Cliquez ici maintenant pour réclamer. Voir l'offre
4. MasterControl
DMS axé sur la conformité
Optimisé pour les mobilesSoutenu par les régulateursNormes mondialesDans les grandes organisations, des processus et des réglementations sont souvent mis en place pour garantir que les documents sont conformes et respectent les directives de l'entreprise. Mais lorsque vous avez une tonne de fichiers, il peut être difficile de suivre de telles règles.
Le logiciel de contrôle de documents MasterControl, qui est utilisé par certains des plus grands organismes de réglementation du monde, est un logiciel de gestion de documents qui répond aux réglementations et normes complexes dans le monde entier. Il vise à réduire les coûts de mise en conformité et à accroître l'efficacité interne.
Le système automatise entièrement l'acheminement, la livraison, l'escalade et l'approbation des documents vitaux. Il arbore également une archive centralisée et sécurisée dans laquelle vous pouvez stocker et rechercher des fichiers professionnels.
Il n'y a aucune indication d'un essai gratuit et la tarification nécessite de contacter l'entreprise pour obtenir un devis.
5. XaitPorter
La collaboration basée sur le cloud à son meilleur
Entièrement optimisé pour le cloudFonctionnalités de collaboration intelligentesIntégration SalesforceSi vous recherchez une solution cloud pour créer des documents, vous devez absolument consulter XaitPorter.
L’avantage de ce système est qu’il est extrêmement flexible. Vous pouvez collaborer et travailler sur des documents simultanément avec des collègues, et vous pouvez facilement partager vos commentaires les uns avec les autres. Il gère également tous les aspects du flux de travail, vous n'avez donc pas à vous soucier du formatage, de la numérotation et de la mise en page.
XaitPorter a également quelques astuces utiles sur le front des intégrations. Le logiciel peut fonctionner avec Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText et Dropbox. Et il est actuellement utilisé par plus de 45 000 entreprises à travers le monde.
Bien qu'une démo soit disponible, il n'y a pas d'essai gratuit et la tarification nécessite de nous contacter pour obtenir un devis.
Autres plates-formes DMS à considérer
Bien qu'il existe un certain nombre de plates-formes de bureau et de documents dédiées que nous pourrions mentionner, notamment Office 365, LibreOffice et Adobe Document Cloud, celles-ci sont davantage axées sur la création et la gestion de documents, plutôt que sur la gestion et le stockage de documents provenant de sources et de formats multiples. Par conséquent, nous allons continuer cette liste en présentant certaines des autres solutions DMS à considérer:
Samepage est un peu différent de la gestion de documents standard car il s'agit davantage de créer un point focal unique pour tous les outils de communication, de projets et de partage de documents. L'objectif est de tout simplifier dans une seule application plutôt que d'avoir plusieurs applications logicielles pour différentes tâches. L'interface est simple et facile à utiliser, avec la collaboration intégrée au cœur de celle-ci. À cet égard, cela fait de Samepage une solution potentiellement flexible pour couvrir de multiples besoins.
Dokmee se présente comme une solution de gestion de contenu d'entreprise, pour organiser, sécuriser et gérer les fichiers. Il prend en charge un certain nombre de formats de documents et fournit également l'imagerie de documents et la capture de données dans le cadre de son service. Tout peut être intelligemment indexé à l'aide de l'IA, avec des fichiers automatiquement tamponnés pour l'indexation, ainsi qu'un routage basé sur des règles pour faciliter le stockage et l'archivage, le tout grâce à un hébergement sécurisé dans le cloud. Comme prévu, la collaboration est prise en charge, avec des autorisations et des options d'audit disponibles pour une gestion plus facile des fichiers.
eFileCabinet est une solution logicielle de gestion de documents qui utilise une automatisation intelligente pour organiser, nommer et stocker les fichiers en fonction de leur contenu. Des modèles sont disponibles pour personnaliser l'arborescence des dossiers de documents dans tout votre système. Les autorisations, l'expiration des fichiers / dossiers et les notifications peuvent également être configurées pour le partage de fichiers et l'envoi de demandes de fichiers, le tout à l'aide d'une URL sécurisée. Des règles générales d'accessibilité peuvent également être définies conformément à la politique de l'entreprise.
Abbyy est peut-être plus connue pour ses services de lecture de fichiers et de numérisation, mais elle fournit également un service d'archivage de documents numériques qui permet le stockage et l'utilisation sécurisés des documents. L'accès peut être suivi et consigné, et les documents existants peuvent être réutilisés et modifiés selon les besoins pour la réédition. Les méta-mots-clés peuvent être appliqués pour une recherche facile en plus des fonctions de recherche normales, et distribués facilement via le Web ou par courrier électronique selon les besoins. Une limitation potentielle est que les services Abbyy sont principalement conçus pour stocker des documents au format PDF.
- Nous avons également présenté le meilleur stockage de documents dans le cloud.