Si vous cherchez des moyens d'améliorer vos e-mails professionnels, vous n'êtes pas seul. Les professionnels ont régulièrement du mal à rédiger des e-mails, citant la clarté, la concision et la rapidité comme obstacles majeurs.
Créer l’e-mail professionnel parfait n’a pas à être compliqué, et vous n’avez certainement pas besoin d’un doctorat en littérature pour rédiger des e-mails clairs et convaincants. Quelques trucs et astuces simples peuvent vous aider à communiquer plus efficacement et à passer moins de temps à le faire.
Si vous ne l'avez pas déjà fait, consultez notre liste des meilleurs services de messagerie; tous ces conseils seront plus faciles à mettre en œuvre une fois que vous aurez trouvé un client de messagerie confortable et facile à utiliser.
1. Utilisez la mise en forme du texte à votre avantage.
Presque tous les e-mails modernes sont envoyés en HTML, ce qui signifie que vous pouvez tirer parti du formatage pour ajouter de l'emphase ou apporter de la clarté. Utilisation sélective de audacieuxle texte, souligné et en italique peut exprimer l'importance, l'urgence et la pertinence.
En utilisant la mise en forme pour attirer l'attention sur les concepts clés, votre e-mail sera plus facile à lireet transmettez plus d'informations en un coup d'œil. Étant donné que l'employé de bureau moyen reçoit plus de 80 e-mails par jour, cela aidera le vôtre à se démarquer comme étant clair et facile à comprendre.
N'utilisez jamais de LETTRES MAJUSCULES pour souligner un point; les gens trouvent cela rebutant et même impoli.
2. Ajoutez des hyperliens comme un pro
C’est très pratique lorsque quelqu'un mentionne un document ou un site Web, et tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur le mot-clé en question pour vérifier la source par vous-même. Les hyperliens sont un excellent moyen de rendre vos e-mails plus professionnels et seront grandement appréciés par vos lecteurs.
C’est aussi une autre raison pour laquelle il est important d’opter pour un bon programme de messagerie, même si la plupart des programmes Web actuels, comme Gmail, peuvent très bien gérer les liens. Bien qu'il diffère d'une application à l'autre, Ctrl + K (Cmd + K pour Mac) est un raccourci clavier presque universel pour ajouter un lien hypertexte. Si cela ne fonctionne pas, consultez simplement le menu Aide de votre application pour obtenir des instructions.
3. Évitez les polices inhabituelles ou non professionnelles
Oui, cela inclut les bandes dessinées sans. Lorsque vous choisissez une police pour vos e-mails professionnels, respectez les classiques. Arial et Calibri, par exemple, sont tous deux faciles à lire, immédiatement familiers et bien adaptés aux environnements professionnels. Utilisez également la même police pour une lisibilité maximale.
4. Prenez le temps de créer une signature professionnelle
Certaines entreprises auront des directives sur ce qu'il faut inclure (ou non) dans votre signature, mais sinon, vous avez l'espace libre pour construire une image professionnelle.
L'ajout du logo de votre entreprise peut contribuer grandement à créer un look soigné. Les applications de messagerie modernes devraient vous permettre de centrer votre logo et d'écrire du texte en dessous ou d'aligner le logo à gauche, avec le texte à droite. Dans tous les cas, vos e-mails auront immédiatement l'air plus professionnels et les lecteurs auront plus de facilité à vous connecter à votre entreprise.
De plus, quand il s'agit d'une signature électronique, moins c'est plus. Tenez-vous en aux bases: votre nom et votre position, votre numéro de téléphone et, le cas échéant, des icônes simples pour les médias sociaux. Des marques comme Twitter, Facebook et Instagram ont toutes des pages de ressources avec des icônes que vous pouvez ajouter à votre signature, qui seront liées à votre (vos) profil (s).
Alternativement, il existe une variété de générateurs de signatures, comme WiseStamp, qui vous aideront à créer une signature professionnelle en quelques minutes.
5. Relisez vos e-mails
Cela peut être une habitude difficile à prendre, en particulier pour ceux d'entre nous qui écrivons 30 ou 40 courriels par jour, mais cela fera une différence significative dans la façon dont vous communiquez. Les fautes d'orthographe, les fautes de frappe et la grammaire incorrecte rendront votre e-mail (et vous, par extension) moins professionnel.
N'hésitez pas à chercher une bonne grammaire et une aide à l'écriture. Grammarly, par exemple, est une extension de navigateur que beaucoup trouvent utile pour détecter de telles erreurs. Cependant, veillez à ne pas vous fier uniquement aux aides à l'écriture automatiques. Vous devez toujours relire votre e-mail du début à la fin.
6. Évitez les peluches et le remplissage
Comme vous, la plupart des gens ont un flux sans fin d'e-mails entrants. Mis à part une simple salutation et une conclusion polie, gardez les choses aussi directes et simples que possible. Portez une attention particulière aux répétitions, aux phrases répétitives et au remplissage.
Ecrire un e-mail, ce n'est pas parler: le texte reste à l'écran, accessible à tout moment à vos lecteurs. Il n'est pas nécessaire de mentionner quelque chose plus d'une fois ni de faire plusieurs références au même produit ou concept.
Comme discuté, en utilisant mise en page pour l'emphase et les hyperliens vers des documents de référence, vous pouvez grandement simplifier votre texte pour un e-mail plus efficace.
Résumé
La rédaction de bons e-mails professionnels ne devrait pas être stressante ni prendre du temps, même si cela demande de la pratique. Ces six conseils simples vous aideront à créer des e-mails plus clairs et plus faciles à lire et à comprendre et à avoir une apparence plus professionnelle.
Créer des e-mails professionnels en toute confiance et en temps opportun est une compétence qui peut être apprise et améliorée comme n'importe quelle autre. Il existe de nombreuses ressources disponibles en ligne, y compris des modèles de courrier électronique gratuits à utiliser comme source d'inspiration et qui peuvent faciliter la tâche.
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