Smartsheet n'est pas votre plate-forme de gestion de projet classique. Au lieu de cela, il s'agit d'un logiciel de tableur de type Excel qui permet d'afficher des données complexes. Bien que la plate-forme puisse libérer une tonne de flexibilité pour votre entreprise, il faut un gestionnaire qui aime vraiment les feuilles de calcul pour tirer le meilleur parti de ce logiciel. Smartsheet n'est pas particulièrement facile à utiliser et il lui manque la conception intuitive de bon nombre de ses concurrents dédiés à la gestion de projet.
Plans et prix
Smartsheet propose deux niveaux de plan pour les petites entreprises et deux options de plan personnalisé pour les moyennes et grandes entreprises.
Le plan individuel coûte 19 $ par utilisateur et par mois ou 168 $ par utilisateur et par an s'il est payé annuellement. Cela inclut de nombreuses fonctionnalités de Smartsheet, mais ne permet notamment pas de suivre les progrès et de gérer les utilisateurs au sein d'une équipe.
Le plan Business coûte 32 USD par utilisateur et par mois ou 300 USD par utilisateur et par an s'il est payé annuellement. Cela ajoute la fonctionnalité Journal d'activité, la gestion des groupes, les tableaux de bord personnalisés et les rapports. Notez que le plan Business vous oblige à acheter au moins trois licences.
Les plans Entreprise et Premier sont conçus pour les grandes entreprises qui ont besoin de fonctionnalités avancées d'administration et de gestion des utilisateurs. Le plan Premier comprend plusieurs applications Smartsheet premium ainsi que la prise en charge de l'intégration avec Salesforce et Microsoft Dynamics. Vous devrez contacter Smartsheet pour obtenir des informations sur les prix de ces forfaits.
Caractéristiques
Smartsheet ressemble beaucoup plus à Microsoft Excel dans ses fonctionnalités et son interface qu'à la plupart des outils de gestion de projet dédiés. Vous pouvez faire à peu près tout avec Smartsheet que vous feriez avec une feuille de calcul traditionnelle, y compris le suivi des dépenses et des budgets et la création de formulaires. La principale différence est que Smartsheet propose des modèles et une grande variété d'outils de formatage pour que la plate-forme fonctionne mieux pour un environnement professionnel.
Par exemple, Smartsheet vous permet de créer des menus déroulants dans les cellules afin que vous puissiez accéder rapidement aux contacts, aux événements du calendrier, aux membres de l'équipe ou aux tâches actives. L'utilisation de plusieurs menus déroulants vous permet de créer rapidement et simplement une liste de contrôle des tâches pour un projet, d'affecter des membres de l'équipe à chaque tâche et de fixer des délais. L'avantage de Smartsheet par rapport aux autres plates-formes de gestion de projet est que vous disposez d'un potentiel pratiquement illimité pour ajouter des champs personnalisés à chaque tâche.
Ce qui est bien avec Smartsheet pour la gestion des tâches, c'est que vous pouvez faire glisser des tâches dans vos feuilles de calcul. Ainsi, vous pouvez créer une hiérarchie de sous-tâches ou déplacer des éléments vers une colonne «Terminé» en fonction de la manière dont vous préférez organiser votre flux de travail. De plus, le logiciel vous permet de définir facilement le formatage conditionnel, de sorte que vous puissiez, par exemple, mettre en évidence toutes les tâches avec une échéance dans les deux prochaines semaines.
L'autre façon dont Smartsheet peut être très utile est de l'utiliser pour créer des feuilles de calcul hybrides. Smartsheet propose des modèles pour la budgétisation des projets, les dépenses et le suivi du temps. Vous pouvez vous baser sur ces modèles pour voir quels membres de l'équipe sont affectés à quel projet dans une feuille de dépenses. Vous pouvez également intégrer une note de frais directement dans une feuille de calcul chronologique du projet.
Automatisation du flux de travail
L'une des fonctionnalités intéressantes offertes par Smartsheet est les flux de travail, qui vous permettent d'automatiser certaines de vos feuilles de calcul. En particulier, les workflows vous permettent d'utiliser des données pour déclencher des événements supplémentaires dans vos feuilles. Ainsi, vous pouvez affecter automatiquement de nouveaux utilisateurs à un projet lorsqu'une certaine tâche est marquée comme terminée ou déclencher des alertes par e-mail lorsqu'un jalon ou une limite de dépenses spécifique est atteint.
Intégration d'applications
Smartsheet a une énorme capacité d'intégration de logiciels supplémentaires. Comme vous l’espérez, la plate-forme fonctionne immédiatement avec la plupart des principaux fournisseurs de stockage dans le cloud et Google Apps. Il existe également un marché d'applications Smartsheet où vous trouverez de nouveaux modèles de feuilles de calcul, des intégrations en un clic et des modules complémentaires premium. Si vous ne trouvez pas l'intégration dont vous avez besoin, vous pouvez accéder à l'API de Smartsheet pour développer de nouvelles fonctionnalités.
Interface et en cours d'utilisation
Il n'est pas surprenant que Smartsheet ne soit pas l'outil de gestion de projet le plus simple au monde - il repose entièrement sur des feuilles de calcul, après tout. Si vous êtes un expert d'Excel, Smartsheets sera beaucoup plus facile à apprendre que si vous évitez généralement les feuilles de calcul autant que possible. Cependant, il existe certaines différences dans les formules et les dispositions de menu, de sorte que le logiciel nécessite une courbe d'apprentissage pour presque tout le monde.
En particulier, lorsque vous commencerez, vous devrez déterminer quels modèles fonctionneront pour votre entreprise. Les modèles de la plate-forme sont classés par domaine d'activité (par exemple, gestion de projet, ventes, marketing, informatique, etc.). Mais il existe également d'autres modèles à explorer dans l'App Store Smartsheet.
Smartsheet présente également quelques lacunes une fois que vous vous êtes installé dans le logiciel. L’un des principaux est qu’il n’existe pas de moyen facile pour les collaborateurs de voir qui travaille sur quel document. Ainsi, si vous travaillez en équipe, vous devrez penser à une stratégie pour éviter d'écraser le travail sur une seule feuille de calcul de gestion des tâches.
De plus, même si Smartsheet est un logiciel basé sur le cloud, il lui manque une fonction d'enregistrement automatique en continu. La plate-forme enregistrera votre travail par intervalles, mais si vous voulez qu'un changement soit instantanément transmis aux collaborateurs sur une feuille de calcul, vous devez en fait appuyer sur un bouton «Enregistrer».
Support
Smartsheet dispose d'une vaste bibliothèque de didacticiels vidéo pour vous aider à vous repérer dans le logiciel. Il existe également une abondance de documentation en ligne pour résoudre les problèmes les plus courants.
Cependant, Smartsheet est léger sur le support client direct. Vous ne pouvez contacter l'entreprise que via un système de ticket d'assistance par e-mail, de sorte que cela peut prendre un jour ouvrable complet ou plus pour obtenir des réponses à vos questions.
La compétition
Smartsheet est très similaire à AirTable, qui utilise également des feuilles de calcul avancées pour organiser les projets et tous les autres aspects de votre entreprise. AirTable est légèrement moins cher et offre une interface plus conviviale, mais il manque la profondeur des fonctionnalités offertes par Smartsheet. En particulier, AirTable ne dispose pas d’outils pour l’automatisation des flux de travail et il est beaucoup plus difficile de créer des feuilles de calcul hybrides.
Verdict final
Smartsheet est un outil de feuille de calcul très avancé, même s'il est loin d'être le logiciel le plus simple à utiliser si vous ne voulez que la gestion de projet. Si vous pouvez surmonter la courbe d'apprentissage abrupte, Smartsheet est suffisamment polyvalent pour créer des feuilles de calcul hybrides et croisées et permet des flux de travail automatisés. Cependant, la plate-forme ne dispose toujours pas de certaines fonctionnalités de collaboration de base telles que la mise à jour automatique dans le cloud.
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