De nombreuses entreprises connaissent le changement le plus radical dans leur façon de travailler depuis des décennies - si ce n'est dans l'histoire humaine récente. Ce n'est pas depuis la pandémie de 1919 que le monde a connu un changement colossal et soudain dans la manière et le lieu de travail des employés et la manière dont ils se connectent.
Il y a des indices de bonnes nouvelles. Un jour, nous reviendrons à la normale et il y a des signes que la pandémie s'atténue dans certaines régions. Cependant, il y a aussi des signes que la pandémie gagne du terrain dans des endroits comme la France et le Japon. Une chose est sûre: les employés travailleront à domicile dans un avenir prévisible et il est sage d’élaborer des plans à long terme. Ces conseils peuvent vous aider à développer une stratégie maintenant au lieu d'espérer que le problème disparaît.
1. Élaborer une solide stratégie de communication vidéo
La première priorité est de se verrouiller dans un outil de visioconférence que tout le monde utilise. Il s'agit de la première étape, car chaque entreprise doit comprendre comment communiquer de manière à reproduire le contact en personne. Il y a des raisons de santé mentale des employés à cela, des raisons de continuité des affaires - et des raisons financières en termes d'entreprise. Sans un moyen standard de se connecter via la vidéo - que ce soit en tête-à-tête, en petits groupes ou dans l’ensemble de l’entreprise - il y aura des problèmes immédiats. Curieusement, de nombreuses entreprises ne l'ont pas encore fait et s'appuient sur plusieurs applications de chat vidéo telles que Skype, Zoom et même Apple FaceTime.
Le problème est qu'il n'y a souvent pas de stratégie pour savoir comment cela fonctionne - qui a des comptes payants dans l'organisation, s'il existe des normes de sécurité ou si l'application de chat vidéo s'exécute sur des appareils pris en charge. Ce n'est souvent pas documenté et il y a peu de communication, principalement parce que ce passage massif au travail à distance a pris beaucoup d'entre nous par surprise. Même s'il existe des applications standard et une bonne communication, elles ne sont pas suffisamment robustes pour gérer des problèmes tels qu'une réunion à l'échelle de l'entreprise ou une méthode pour communiquer des informations urgentes.
2.Faites un contrat de travail à domicile hermétique pour les employés
Des experts juridiques ont déclaré à.com qu'un contrat de télétravail n'est plus facultatif. Le problème est que de nombreuses entreprises n'en avaient pas en place pour tous les travailleurs avant la pandémie, ou cela n'a pas résolu complètement le problème. La plupart ont expérimenté ici et là des modalités de travail à distance, mais pas à cette échelle. Il est important d’élaborer un contrat dans le cadre de votre planification à long terme, en commençant par une section sur la santé et la sécurité des employés. Cela les protège et clarifie la position de l’entreprise, mais cela protège également l’employeur en ce qui concerne la responsabilité de l’entreprise en matière de bien-être des employés. (Selon les experts juridiques, une entreprise doit encore s'assurer que l'employé dispose d'un environnement de travail sûr et sain, même à domicile.)
Le contrat devrait s'étendre à de nombreux autres domaines. Il doit répondre à des questions telles que: qui est responsable de tout service haut débit pour les entreprises et à quel prix? Si un ordinateur portable professionnel émis par un employé est endommagé, qui doit payer les réparations et à quelle vitesse? Combien d'heures l'employé doit-il travailler et quelle est la flexibilité de son horaire pendant la journée? Plus le contrat peut clarifier ce que signifie travailler à domicile, mieux c'est. Il est également important de ne pas précipiter cet accord - pour un scénario de travail à domicile à long terme où tout le monde est à distance, le contrat doit être suffisamment robuste pour résister à la tempête pendant plusieurs mois, voire un an de travail à distance.
3. Réduisez les applications et les outils que vous utilisez pour rationaliser le travail à distance
L'une des prises de conscience soudaines pour de nombreuses entreprises est qu'elles s'appuyaient sur un trop grand nombre d'applications et de services professionnels. Certaines entreprises ont autorisé plusieurs services de stockage dans le cloud comme Dropbox et Microsoft Onedrive pour différentes équipes en plus du stockage dans le cloud qu'elles proposent en utilisant leur propre centre de données ou depuis Amazon. C'était déjà une situation confuse avant la pandémie. L’excuse de l’entreprise était qu’elle aidait la main-d’œuvre à devenir mobile et à rester connectée.
Pas plus. La pléthore d'applications utilisées par les employés (sanctionnées par l'entreprise ou non) a créé encore plus de confusion et de chaos, en particulier pour votre service d'assistance et votre gestion informatique. Non seulement il est difficile de prendre en charge autant d'applications, mais les employés sont également confus et moins productifs. Au cours d'une journée, ils peuvent basculer entre Microsoft Teams et Slack, participer à un appel Skype, puis utiliser Zoom sur leur iPhone pour une autre réunion. Cela crée un environnement de travail à domicile trépidant. Le concept séculaire d'un «ordinateur de bureau standard» est soudain devenu beaucoup plus important, même pour les petites entreprises avec une attitude «tout est permis». Il est préférable de s’enfermer dans une suite d’applications et de services plus prévisible.
4. Santé mentale
Il y a un dernier point à souligner concernant l’impact à long terme de l’exploitation d’une entreprise avec une main-d’œuvre distante. Il est essentiel que vous pensiez à la santé mentale. Travailler à domicile pendant une semaine ou deux n’est pas trop dramatique, mais lorsque les employés travaillent à distance pendant des mois, cela peut créer des tensions et un stress qui n’existaient pas auparavant. Même ceux qui ont travaillé à domicile pendant des années ou des décennies pourraient être surpris des effets sur la santé mentale du travail à domicile lorsque vous n'êtes pas autorisé à rencontrer des gens dans un café ou à faire du shopping au centre commercial comme un répit.
Toute stratégie à long terme devrait s'attaquer à ce problème. Il peut y avoir des moyens d'introduire une certaine légèreté dans la journée de travail, d'ajouter du temps supplémentaire aux réunions Zoom pour «tirer la brise» ou boire du café ensemble. Vous pouvez envisager d'envoyer des packages de soins supplémentaires aux employés ou d'organiser plus de sessions Facebook Live au lieu de vous réunir uniquement via Skype ou Zoom.
Il ne doit pas s'agir d'un ajout mineur à votre stratégie d'entreprise, mais au centre - comment garder les employés engagés et concentrés, comment leur accorder des pauses et des marges adéquates, comment développer des relations personnelles et prendre soin d'eux sans attentes professionnelles constantes. Les employés qui s'amusent ensemble, même à distance, travaillent mieux ensemble.
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