Envoy indique qu'il a pour mission de créer le bureau du futur, grâce à l'utilisation de l'automatisation pour que vous puissiez travailler plus intelligemment. Il s'agit d'une société basée aux États-Unis, avec des bureaux à San Francisco et à Kansas City. Elle compte parmi ses clients un certain nombre de firmes notables, dont l'Armée du Salut, Mazda, Pinterest et Hulu.
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Caractéristiques
Envoy organise ses fonctions en une série de trois modules, appelés visiteurs, livraisons et salles.
Le premier module, Visiteurs, se concentre sur le contrôle de l'accès au bureau. Plutôt que d'attendre que les gens soient à la porte du bureau, le contrôle des accès commence par l'invitation d'un visiteur, dans le but d'identifier les risques de sécurité avant leur arrivée via des listes de visiteurs bloqués. Ceux qui souhaitent visiter peuvent être contactés à l'avance, pour des questions de sécurité pour une évaluation pré-visite, ou pour leur faire signer un document juridique tel qu'une NDA. Les visiteurs peuvent également être priés de fournir leur pièce d'identité avec photo avant leur arrivée.
Rooms est un outil de réservation de salles de conférence, pour un partage plus efficace de l'espace entre les employés. Via Envoy Rooms, vos employés peuvent localiser une salle pour une réunion et les données sur l'utilisation de la salle peuvent également être analysées. La disponibilité des chambres à proximité peut même être suggérée via Envoy Mobile.
Envoy Deliveries peut créer une salle de courrier virtuelle plus efficace. Finie l'époque des colis et des enveloppes qui s'entassaient dans la salle du courrier, en attente de tri et de livraison en interne. Au contraire, cela est remplacé par un système permettant de suivre les colis à leur arrivée à l'établissement, puis d'informer les destinataires de récupérer leurs colis à leur convenance. Envoy fait le gros du travail en envoyant des notifications et des rappels utiles pour envoyer les colis à leurs destinataires. Cette approche de la gestion de la livraison peut éliminer une grande partie du travail manuel pour la livraison du courrier.
Un quatrième module, Protect, est en version bêta et se concentre sur la sécurité et la santé des employés.
Exigences matérielles
Le matériel requis pour exécuter Envoy est assez courant, bien qu'il soit basé sur Apple. Pour les visiteurs, cela fonctionne sur un iPad qui exécute iOS 10+, et pour les salles, l'exigence est pour un iPad qui exécute iOS 12+. Pour les livraisons, la seule exigence est un iPhone pour scanner les livraisons entrantes. Il est recommandé d'avoir l'iPad sur un support pour les visiteurs, et une imprimante de badges peut être utilisée pour imprimer les laissez-passer des visiteurs.
Il n'y a pas de support pour Windows ni Android.
Support
Le support d'Envoy est plutôt limitant. Le fait de se diriger vers le centre d'aide Envoy n'a pas révélé grand-chose en termes d'options.
Il y avait une option de recherche, qui était un moyen de rechercher des sujets prédominants dans une FAQ. Les informations sont regroupées par catégorie, telles que «Périphériques et accessoires», «Premiers pas avec Envoy» et «Gestion des visiteurs», entre autres.
L'autre option est de «Démarrer une conversation» avec la fonction de discussion sur le côté droit de l'écran. Malheureusement, il n’était pas disponible le soir, et de plus, les heures d’ouverture n'étaient pas à venir, à part la déclaration générique selon laquelle «nous serons de retour en ligne plus tard dans la journée».
Il n'y avait pas de numéro de téléphone direct, ni d'adresse e-mail pour un contact plus direct. Nous considérons qu'il s'agit d'une lacune considérable, car cela rend difficile l'obtention d'une aide spécifique dans des situations où la FAQ prédone ne couvre pas le problème.
Tarification
Dans un segment de produits dont les prix sont trop souvent opaques, nous pensons qu’il est formidable qu’Envoy publie la plupart de ses prix sur son site Web et qu’il soit beaucoup plus transparent que la plupart des concurrents. Cela rend beaucoup plus simple d'avoir une idée de ce que sont les niveaux et des remises disponibles, avant de traiter avec les vendeurs.
Au niveau le plus bas, il existe en fait un niveau gratuit, bien qu'il soit limité. Il ne peut prendre en charge qu'un seul emplacement et jusqu'à 50 employés, mais il peut toujours définir des règles pour refuser une entrée et créer des questionnaires de santé afin d'avoir des fonctionnalités décentes.
Monter d'un niveau est le standard, qui a un coût de 119 $ (91 £) par mois pour chaque emplacement, avec une réduction qui le ramène à 99 $ (76 £) par mois et par emplacement lorsqu'il est payé annuellement. Ce plan est plus robuste, car il peut prendre en charge jusqu'à 5 sites, avec jusqu'à 50 employés sur chaque site. Il offre non seulement les fonctions du niveau inférieur, mais permet également aux visiteurs de signer des documents juridiques.
Le plan Premium est désigné comme le plan le plus populaire. Cela a un coût de 359 $ (275 £) par emplacement par mois, qui est réduit à 299 $ (229 £) par mois pour chaque emplacement lorsqu'il est payé annuellement. Ce plan est plus flexible car il peut prendre en charge à la fois un nombre illimité d'emplacements et un nombre illimité d'employés. Il possède des fonctions supplémentaires, notamment la gestion de la capacité du lieu de travail, la recherche des contacts et la personnalisation du flux de connexion en fonction du type de visiteur.
Au sommet des niveaux se trouve le plan Entreprise, conçu pour répondre aux besoins plus complexes des grandes installations avec des problèmes de sécurité et de conformité. Contrairement aux trois plans inférieurs, à ce niveau, le contact avec l'entreprise est une exigence pour un devis personnalisé. Il comprend toutes les fonctionnalités des plans inférieurs et ajoute des fonctions avancées telles que les contrôles de température intégrés, la création de listes de blocage internes et la possibilité de scanner les identifiants et d'enregistrer les vérifications d'identifiants.
Verdict final
Envoy propose une offre de contrôle d'accès centrée sur Apple, et nous apprécions la tarification essentiellement transparente, le niveau gratuit, quoique limité, et la nouvelle approche de la gestion de la livraison de la salle de courrier. Les lacunes incluent le module de sécurité, Protect, qui reste en version bêta, le manque de prix sur le plan de niveau supérieur et les options de support limitées. Dans l'ensemble, pour une petite entreprise, Envoy se fait un argument convaincant.
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