Avec la multiplication des cyberattaques dans tous les domaines, nous devons tous être de plus en plus vigilants sur la protection de nos données. Si vous dirigez une entreprise fiscale, la responsabilité de protéger les données des contribuables clients est également d'une importance capitale. Pendant la saison des impôts, les risques sont encore accrus à mesure que les entreprises et les cabinets fiscaux partagent des informations alors qu'ils travaillent vers le moment de la déclaration des revenus.
Ceci est naturellement d'un grand intérêt pour les cybercriminels qui aimeraient avoir la possibilité d'accéder à la fois aux données de votre entreprise fiscale et aux informations détenues sur les clients. S'ils parviennent à infiltrer ces données sur les contribuables, ils peuvent les utiliser pour déposer des déclarations de revenus frauduleuses, ainsi que causer de graves répercussions à votre entreprise fiscale et à sa base de données de clients.
Il est donc essentiel de veiller à ce que les particuliers et les entreprises fiscales aient mis en place des mesures pour aider à réduire la menace des cybercriminels. Pour les particuliers, un ensemble de protection contre le vol d'identité est une excellente idée.
Pour les entreprises fiscales, certaines mesures peuvent être prises, dont beaucoup sont relativement simples et n'impliquent rien de plus que des quantités libérales de bon sens. Cependant, pour un ensemble plus robuste de mesures préventives, vous souhaiterez obtenir l'aide d'une solution plus complète, les options pour lesquelles nous allons explorer ci-dessous.
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Menaces de piratage
N'importe qui peut être victime de cybercriminalité et cela ne comprend pas seulement les personnes à la maison qui déposent des déclarations de revenus électroniques sur leurs ordinateurs portables, ordinateurs ou smartphones. Les nouvelles font régulièrement la une des journaux sur les failles de sécurité dans les grandes entreprises, ce qui entraîne souvent un risque pour les données des clients. Il peut s'agir simplement d'une adresse e-mail qui se perd, bien que des violations plus graves puissent impliquer des choses telles que des informations d'adresse, des numéros de carte de crédit et, pire encore, des numéros de sécurité sociale compromis.
Si vous dirigez un cabinet fiscal, la responsabilité est donc considérable, ce qui signifie que vous devez vous assurer que toutes les mesures sont en place pour protéger les données des clients. Il existe une documentation utile fournie par l'IRS qui peut aider à décrire les principales responsabilités et garanties qui doivent être mises en place pour aider à lutter contre ce problème. Intitulé Sauvegarde des données sur les contribuables, c'est un guide pratique qui décrit les mesures que votre entreprise fiscale doit prendre.
Si votre entreprise gère beaucoup de travail de dépôt électronique en ce qui concerne les déclarations de revenus des particuliers, c'est une bonne lecture. L'élaboration d'un plan d'action et des meilleures mesures préventives à prendre aidera certainement votre cabinet fiscal à sécuriser plus efficacement les données de ses clients.
Logiciel de sécurité
Peu importe la qualité des logiciels de sécurité, il y a des cybercriminels qui semblent capables de garder une longueur d'avance sur le jeu. Cependant, si vous dirigez une firme fiscale, ignorer la menace et ne pas vous soucier du tout de logiciel de sécurité n’est vraiment pas une bonne idée. Si vous investissez dans des logiciels antivirus et pare-feu, vous serez certainement mieux placé que de ne rien avoir du tout.
Les packages de sécurité basés sur les abonnements sont également constamment mis à jour, ce qui signifie que toute nouvelle menace sera, espérons-le, stoppée avant que les cybercriminels puissent accéder aux données de vos clients. Il est vital d’avoir autant d’obstacles en place pour arrêter les cybercriminels et empêcher les fraudeurs d’usurpation d’identité de se procurer les détails des clients, qui peuvent inclure leur numéro de sécurité sociale très important, il est donc prudent de choisir le meilleur disponible.
Bien que de nombreux logiciels de sécurité et packages de pare-feu se mettent à jour de manière dynamique, il vaut la peine de garder un œil sur ce que fait votre abonnement. Assurez-vous également que vous arrêtez toute expiration, comme l'expiration d'un compte d'abonnement. Pendant que vous examinez la configuration de votre logiciel de sécurité, il est également judicieux d’examiner la possibilité d’obtenir un meilleur logiciel de chiffrement de lecteur, si vous ne l’avez pas déjà mis en place, afin de couvrir d’autres bases dans les arrangements de réseau de votre entreprise fiscale.
Protection des données
Si vous dirigez une entreprise fiscale, il est fort probable que vous ayez besoin d'une quantité importante de données stockées au sein de l'entreprise. Comme cela est souvent souvent rapporté, les cas de compromission de données stockées sont assez courants, de nombreux systèmes étant piratés par des sources externes. Cela signifie que vous devez prendre des mesures pour vous assurer que toutes les données de vos clients, ainsi que les informations internes des sociétés fiscales, sont cryptées.
De plus en plus, les entreprises utilisent les nombreuses options offertes par les serveurs externes et les systèmes de sauvegarde basés sur le cloud. Beaucoup d'entre eux ont mis en place des mesures de sécurité bien meilleures que ce qu'une entreprise autonome peut peut-être espérer. Cela vaut la peine de vérifier vos options lorsqu'il s'agit de quelque chose comme l'un des meilleurs systèmes de sauvegarde basés sur le cloud, car ils sont souvent étonnamment abordables.
Si vous passez à une configuration basée sur le cloud, assurez-vous de faire preuve de discernement lorsqu'il s'agit de mettre hors service d'anciens disques. Tout matériel qui a été utilisé au sein de votre société fiscale devra être effacé; assurez-vous que toutes les données sur les disques ont été sauvegardées au préalable. Bien qu'un matériel obsolète comme un vieux disque puisse ne pas sembler très intéressant pour personne, les cybercriminels pourraient le trouver extrêmement utile. Assurez-vous donc de passer du temps à rendre ces anciennes unités illisibles.
Surveiller le mouvement
Quelle que soit la taille de votre entreprise fiscale, il est constamment nécessaire de surveiller l'activité de vos comptes clients. Garder un œil sur tout ce qui pourrait ne pas avoir l'air ou sembler correct est essentiel. L'une des aides les plus utiles pour ce faire est d'utiliser le numéro d'identification de dépôt électronique, ou EFIN, que l'IRS délivre aux particuliers et aux entreprises qui ont été approuvés en tant que fournisseurs de fichiers électroniques autorisés par le service des revenus interne.
Vous devrez protéger étroitement le montant des déclarations de revenus qui sont déposées au sein de votre entreprise, ce qui peut être fait avec l'aide de l'EFIN. Cela devrait permettre une surveillance beaucoup plus facile et vous permettre de repérer toute activité de retour frauduleux, car elle doit être incluse avec tout le matériel de retour électronique fourni à l'IRS.
Cependant, bien que le système mis en place par l'IRS soit bon, vous pouvez aider la cause en restant diligent et en vous assurant que votre cabinet fiscal fait tout ce qu'il peut pour protéger les données des clients. Recherchez les signes révélateurs d'activités frauduleuses et de menaces de la part de cybercriminels, tels que les retours rejetés, les avis relatifs aux retours de clients qui n'ont pas encore été déposés ou d'autres irrégularités qui pourraient et devraient faire sonner ces sonnettes d'alarme.
Signaler une fraude
Si vous rencontrez quelque chose de fâcheux ou si vous découvrez quelque chose qui est manifestement frauduleux, la prochaine étape consiste à agir le plus rapidement possible. Pour les infractions fiscales telles que les infractions fiscales, vous souhaiterez contacter immédiatement l'IRS, en lui faisant connaître les détails. Si vous utilisez les services d'autres entreprises pour protéger les données de vos clients, vous souhaiterez également leur en informer.
Cependant, pendant que tout cela se passe, il est également essentiel de se souvenir de la protection des informations sensibles de vos clients, alors assurez-vous de ne rien partager avec qui que ce soit d'autre que l'IRS. Même si vous utilisez l’aide de professionnels externes de l’informatique et de la sécurité, il est toujours sage de réduire au maximum le cercle des personnes impliquées dans toute enquête.
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