Le temps, c'est de l'argent, comme le dit l'adage, et ce serait la devise de ses armoiries si Hubstaff en avait un.
Et, selon le site Web Hubstaff, cette entreprise a, aujourd'hui, un chiffre d'affaires mensuel récurrent de 499 K $ et plus de 4300 clients.
Dans ce secteur, ce sont des chiffres modestes, mais Hubstaff se développe avec trois produits différents disponibles.
Ceux-ci sont;
- Hubstaff Task - un outil de gestion de projet
- Hubstaff Talent - pour trouver des personnes talentueuses à travers le monde
- Hubstaff - un outil de suivi et de surveillance du temps
C'est l'application de suivi du temps que nous allons examiner aujourd'hui, une solution qui adopte une approche radicalement différente pour surveiller le personnel qui pourrait travailler pour votre entreprise.
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Caractéristiques
L’approche adoptée par Hubstaff n’est pas celle que de nombreux fournisseurs de surveillance ont adoptée, et elle est donc parfaitement adaptée à certains modèles commerciaux et moins appropriée à d’autres.
Ce que propose Hubstaff est une solution de suivi simple qui se connecte automatiquement à la paie, permettant au personnel d'être payé directement pour le temps de travail plutôt que pour toute autre mesure.
Selon Hubstaff, la solution est destinée à fournir une surveillance du travail sans stress, où les administrateurs peuvent obtenir un aperçu rapide de la position des employés dans n'importe quel projet via des captures d'écran, l'utilisation des applications, les sites Web visités et la localisation GPS.
Un keylogger n'est pas inclus, car Hubstaff n'est pas ce type de produit de suivi.
Il surveillera si le clavier est utilisé et si la souris est déplacée, mais c'est la limite de son invasion.
La gestion du temps sur le système peut être effectuée de deux manières différentes, selon la façon dont vous souhaitez enregistrer le temps par rapport aux projets ou aux tâches.
Une simple feuille de temps manuelle peut être faite qui décrit les heures de travail, puis le personnel désigne les parties de ce qu'ils ont travaillé et comment ce temps a été alloué.
Si cela ressemble à un outil de gestion de projet, alors c'est un peu, mais vous ne pouvez pas saisir les événements futurs pour libérer ce potentiel.
Alternativement, Hubstaff propose une application qui peut être installée sur un ordinateur ou un appareil mobile appelé «chronomètre» que le collaborateur peut activer pour indiquer qu'il commence à travailler, puis cliquer à nouveau pour arrêter le chronomètre.
Selon la façon dont vous passez votre journée, cela pourrait bien fonctionner ou être très ennuyeux. Parce que si au milieu du travail sur le projet A et que le chef du projet B vous appelle, vous devez arrêter puis redémarrer le chronomètre, puis le répéter à la fin de l'appel.
Pour une personne occupée travaillant sur plusieurs projets et passant rapidement de l'un à l'autre, cela pourrait devenir un cauchemar, où vous oubliez de cliquer sur le bouton et le temps est alloué au mauvais projet, ou vous travaillez gratuitement.
Les situations dans lesquelles cette solution est la plus applicable sont celles où les travailleurs travaillent à domicile ou sont mobiles, tels que les représentants commerciaux et les livreurs.
Il peut également convenir à la télévente à domicile et aux projets distribués qui impliquent de répartir le travail entre de nombreux contributeurs. Comptabilité, développement de logiciels, génération de leads, tout cela conviendrait.
Ce que cela ne se prête pas à fournir, ce sont des preuves juridiques contre un employé, des avertissements selon lesquels des données sensibles ont été copiées sur une clé USB ou qu'un travailleur en abuse un autre en utilisant son ordinateur.
Un argument de vente unique de cette solution réside dans ses intégrations à d'autres applications. Ceux-ci inclus; GitHub, Jira, Zoho Projects, FreshBooks, QuickBooks (Windows et en ligne), Salesforce, Freshdesk, Zendesk et autres.
Avec certaines de ces intégrations, il n'est pas nécessaire d'inclure les heures de travail clés du personnel comptable dans le système de paie, car les heures de travail peuvent être automatiquement liées aux enregistrements des employés sur FreshBooks ou QuickBooks, par exemple.
On suppose ici que les employés comprennent suffisamment Hubstaff pour ne pas gâcher leur propre salaire, mais cela offre la possibilité de rationaliser un modèle de travail flexible avec des comptes.
Interface
L'interface Hubstaff utilise l'approche éprouvée de segmentation de l'écran pour conserver les menus à gauche et le panneau de contenu extensible à droite.
Cette mise en page fonctionne particulièrement bien avec les écrans de résolution plus élevée, car le panneau de contenu s'agrandit pour en afficher davantage par définition.
Notre seule critique à l’encontre de l’interface est qu’elle utilise trop d’espace pour paraître attrayante, et qu’elle pourrait afficher plus de données si les concepteurs n’étaient pas amoureux des espaces blancs partout.
Cependant, une présentation plus compressée peut être plus décourageante pour les nouveaux utilisateurs, et la mise en page actuelle est très accessible.
Sécurité
La sécurité de Hubstaff est améliorée par son utilisation d'Amazon AWS comme référentiel pour les images d'écran capturées. Ce service est considéré comme raisonnablement sécurisé et a une réputation de haute disponibilité.
Cependant, l'accès au système est contrôlé uniquement par une adresse e-mail et un mot de passe, et Husbstaff n'inclut pas d'authentification à deux facteurs ni aucune autre méthode de vérification externe.
Si vous considérez que si ce système était piraté, cela pourrait avoir des implications sur les salaires des employés, la sécurité de l'interface Web n'est pas aussi forte que nous le souhaiterions.
La seule grâce salvatrice est que les systèmes de paiement, comme Paypal, nécessitent des authentifications séparées pour les connecter ou conserver les informations d'identification existantes.
Plans et prix
Hubstaff propose quatre plans si vous incluez l'option gratuite pour un seul utilisateur. Les trois options payantes sont appelées Basic, Premium et Enterprise et coûtent 7 $, 10 $ et 20 $ par utilisateur et par mois avec des fonctionnalités supplémentaires ajoutées à chaque niveau.
Ces prix sont basés sur des contrats mensuels et ces coûts peuvent être réduits à 5 $, 8 $ et 16 $ pour ceux qui sont prêts à payer annuellement. Bien que vous ayez également besoin de savoir que le nombre minimum d'utilisateurs est de deux, la dépense la plus basse est donc le double de ces montants, quelle que soit la manière dont vous payez.
Ce que les deux premiers niveaux, l'offre Premium et Entreprise, est un mécanisme complet pour relier l'activité des employés au paiement et à la facturation. Et, Enterprise va encore plus loin avec cette fonctionnalité avec le suivi de flotte et un compte de conciergerie.
Ce que ces coûts ne prennent pas en compte, c'est un coût glissant par volume, même si nous sommes convaincus que Hubstaff serait intéressé à discuter de la tarification des comptes à volume élevé.
Le nombre maximum d'utilisateurs pris en charge par tout plan est actuellement de 350.
En ce qui concerne le produit, c'est une approche curieusement étrange de la gestion du temps, où l'accent est d'essayer de faire en sorte que les travailleurs se gèrent eux-mêmes en enregistrant ce qu'ils font afin qu'ils puissent être comparés négativement ou positivement avec leurs collègues.
Hubstaff essaie de faire valoir que cela n'est pas envahissant ou corrosif pour la confiance des employés sur leur blog, bien qu'il soit intéressant de noter que tous ceux qui ont choisi de commenter ces articles n'étaient pas d'accord avec leur vision positive de ce scénario.
Les ressources du site Web Hubstaff contiennent plusieurs documents qui traitent de l'impact négatif potentiel sur les employés et des implications juridiques du suivi du personnel.
Malheureusement, ces documents portant un point de vue sur le sujet sont basés sur les États-Unis et ne tiennent pas compte de la loi, de la conformité et des restrictions appliquées ailleurs.
Ils recommandent de consulter un avocat avant de mettre en place un système, et nous soutiendrons pleinement cette suggestion.
Hubstaff semble avoir l'intention de faire honte aux employés de ne facturer à leurs employeurs que le temps qu'ils sont occupés à 100% par leur travail et de les encourager à faire de toutes les autres activités du temps personnel qui ne figure pas sur leur feuille de temps.
Ce qui manque à cette approche, ce sont des contrôles raisonnables sur jusqu'où cela peut être poussé et sur le degré d'oppression d'un régime qu'elle pourrait engendrer. Celui où vous limitez la durée de lecture de quelque chose à l'écran, car le travailleur à vos côtés est perçu comme plus productif.
Les employés expérimentés qui terminent rapidement leurs missions seront beaucoup moins stressés par ce système qu’un nouveau travailleur qui n’a pas ses connaissances, ce qui encourage une mentalité de nage ou de nage qui conduit finalement à une rotation du personnel plus élevée.
Verdict final
Comme pour de nombreux outils de surveillance, il faut s'attendre à ce que Hubstaff augmente la productivité de tout le personnel et aide à éliminer ceux qui sont moins productifs.
C’est à un client potentiel de décider si le prix de la réalisation de ces améliorations vaut la peine de payer, à la fois en termes de coûts de licence et de moral du personnel.
- Nous avons également rassemblé le meilleur logiciel de surveillance des employés.
