Avec autant d'outils de conférence parmi lesquels choisir, il est difficile de décider de celui dont vous avez besoin, mais celui-ci est populaire auprès de nombreuses entreprises et utilisateurs.
Join.me est spécialement conçu pour ceux qui organisent des réunions d'équipe et des présentations clients sur des vidéos en streaming et dispose de nombreuses fonctionnalités utiles pour l'organisation d'événements virtuels et le flux de travail d'équipe.
Laissez-nous vous présenter votre première expérience Join.me et décrire les fonctionnalités essentielles que vous devez comprendre pour en tirer le meilleur parti.
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1. Lancez le bal
Pour organiser une réunion sur Join.me, vous devez installer le logiciel sur votre ordinateur, bien que ce ne soit pas une nécessité pour ceux qui vous rejoignent une fois qu’il est configuré.
Pour obtenir l'application, rendez-vous sur: https://www.join.me/
Le site propose une période d'essai de quatorze jours du service et fournit l'application pour Microsoft Windows et Apple Mac que vous pouvez installer.
Mais avant de pouvoir obtenir le logiciel, vous devez passer par un processus d'inscription. Cet exercice comprend six parties, dont la première consiste à définir le nom de la salle virtuelle où se déroulera la réunion.
2. Inscription
Nous avons appelé notre salle join.me/techradarpro
Vous pouvez appeler le vôtre quelque chose de plus pertinent pour vous dont les gens se souviendront peut-être, mais ils doivent avoir un lien de courrier électronique ou un numéro de téléphone à utiliser que vous leur fournissez.
Ensuite, vous devez dire qui vous êtes, un peu sur l'entreprise, envoyer des invitations à d'autres, donner des détails sur le téléphone portable et enfin les liens sont fournis pour télécharger le logiciel.
Si vous sentez à tout moment que vous ne souhaitez pas fournir ces informations particulières, vous pouvez choisir d'ignorer cette section pour le moment.
3. Installez l'application de bureau
L'application est disponible pour les PC Windows et les ordinateurs Apple Mac, et vous pouvez choisir de télécharger celle qui vous convient.
L’installation doit être rapide, et une fois celle-ci terminée, et que vous vous connectez à l’aide de l’adresse e-mail et du mot de passe définis lors de votre inscription, un petit panneau apparaît qui permet soit d’héberger avec «Démarrer», soit de rejoindre une réunion en cours avec «Rejoindre».
Pour rejoindre une réunion, vous aurez besoin d'un code fourni par la personne qui héberge cette salle.
Il peut sembler qu'il n'y a pas grand-chose d'autre sur ce panneau, mais il a quelques fonctionnalités secrètes.
Si vous cliquez sur l'icône de la cloche en bas à droite, vous verrez tous les messages en suspens que le système a pour vous. Et, en cliquant sur l'adresse e-mail en bas à gauche, vous ouvrez un menu déroulant qui propose des options pour planifier une réunion à l'avenir si vous avez la version Pro ou Business.
4. Apprenez les bases de l'interface
Pour ceux qui ont utilisé d'autres applications de conférence, cette interface peut sembler très familière.
En haut du panneau se trouve le nom de la salle hébergée, et en dessous se trouvent cinq icônes.
Le premier représente le contrôle audio, et dans notre exemple, le son est coupé avec un «X» dessus. Selon la façon dont vous avez configuré la pièce, le son peut provenir d’un microphone ou d’un téléphone. Pendant que vous attendez l'arrivée des participants, vous souhaiterez peut-être garder le son en sourdine, ou vous voudrez peut-être saluer ceux qui viennent en les reconnaissant.
La deuxième icône est une bulle de discussion et elle restera grisée jusqu'à ce qu'il y ait quelqu'un d'autre avec qui discuter.
Le troisième est le contrôle vidéo pour activer ou désactiver une caméra, si vous en avez une, ou remplacer cette vidéo par un écran partagé. Ceux qui ont un compte Pro peuvent également partager une fenêtre d'application spécifique, et ces deux options apparaissent si vous cliquez sur cette icône.
La quatrième icône indique le nombre de personnes présentes dans la réunion (y compris l'hôte) et peut également afficher une liste de participants ou fournir un moyen d'inviter d'autres personnes.
Enfin, la cinquième icône à trois points vous amène à un menu de paramètres, où vous pouvez également accéder à toutes les fonctionnalités Pro dont nous parlerons plus tard.
Les autres éléments d'interface pour l'hôte sont les cercles dynamiques qui apparaissent sur le côté droit de l'écran. Celui du haut représente l'hôte et ceux en dessous des participants.
Si une webcam est attachée à quelqu'un, la vidéo apparaîtra dans son cercle, ou une photo s'il en a défini une, ou les premières lettres de son nom.
Sur le bord des cercles se trouvent des icônes indiquant si leur son est coupé.
5. Administrer une réunion
Au fur et à mesure que chaque participant tente de se connecter, l'hôte verra un message comportant trois options; autoriser, déverrouiller et refuser.
L'action du premier et du dernier de ces choix est évidente, mais la fonction de déverrouillage permettra aux participants de se joindre sans autre sanction. Par conséquent, à moins qu'il n'y ait une excellente raison d'autoriser chaque participant à participer à chaque réunion, il est conseillé d'utiliser «déverrouiller» pour accélérer considérablement l'hébergement.
En utilisant la liste des participants, accessible à partir de la quatrième icône «personne», vous pouvez contrôler la connexion de chaque personne présente. Par conséquent, vous pouvez les désactiver / les réactiver à l'aide de l'icône de haut-parleur à droite. Ou, vous pouvez cliquer sur le nom et obtenir un menu dans lequel vous pouvez en faire le présentateur, partager le contrôle de la souris, discuter, envoyer un fichier ou même les éjecter.
6. Discutez avec les participants
Pour de nombreuses raisons, vous souhaiterez peut-être envoyer des messages aux participants sans utiliser de communication verbale, et join.me dispose d'une fonctionnalité de chat intégrée pour rendre cela possible.
C'est un canal de retour basique, mais utile pour envoyer des messages directement aux participants pendant que la réunion est en cours.
Pour discuter, cliquez simplement sur l'icône de la bulle de discussion (deuxième à partir de la droite) et vous pouvez envoyer un message à tous lors de la réunion ou uniquement à des participants spécifiques.
La seule autre chose importante à retenir à propos du chat est que si vous l'avez ouverte et que vous partagez votre plein écran dans la salle, tout ce que vous avez dit dans ce panneau sera visible par tout le monde, même s'il n'a été envoyé qu'à une seule personne.
7. Partagez votre écran
Une utilisation typique de Join.me est de guider les autres vers un nouveau logiciel qu'ils pourraient obtenir pour travailler et de montrer comment l'utiliser par exemple.
L'icône centrale qui ressemble à un moniteur a un petit menu qui vous permet de partager l'écran du système hôte à cet effet. Pour ceux qui ont un compte Pro, ils peuvent également relayer une fenêtre spécifique plutôt que tout l'écran.
Si vous utilisez ce dernier, il vaut toujours la peine de considérer que la fenêtre peut ne pas avoir le même rapport hauteur / largeur que l'ensemble de l'écran ou les affichages des participants. Et, il sera plus facile de lire et de voir s'il est beaucoup plus proche de l'aspect de l'écran entier.
8. Fonctionnalités d'Access Pro
Join.me est disponible en différentes versions, y compris un outil gratuit, une version allégée payante annuelle et deux options d'abonnement mensuel appelées Pro et Business.
En utilisant l'outil gratuit, vous remarquerez bientôt que certaines des meilleures fonctionnalités sont réservées aux utilisateurs Pro dans les menus, et celles-ci sont également disponibles via l'abonnement Business.
Le seul moyen d'accéder à ces améliorations est de souscrire à un abonnement, mais vous pouvez les tester en utilisant l'essai de 14 jours si vous souhaitez les essayer.
Obtenez le point de vue des participants
Nous avons abordé les bases de l'utilisation de Join.me du point de vue de l'hébergement, mais nous souhaitons terminer en expliquant en quoi cela diffère de ceux qui participent à l'aide de l'interface Web.
Pour la plupart, l'interface est la même que celle des hôtes. Là où cela diffère, c'est que tout se trouve dans une page Web et que vous ne disposez pas de certains des pouvoirs spéciaux alloués à l'hôte, comme la possibilité d'éjecter ou de refuser l'accès à d'autres participants.
Lorsque vous lancez Join.me pour la première fois, de nombreuses boîtes de dialogue d'aide apparaissent pour guider un nouvel utilisateur autour des icônes, et vous êtes encouragé à vous inscrire même si vous n'avez pas l'intention d'héberger. Les avantages de l'inscription sont que vous pouvez configurer votre apparence aux autres et définir les paramètres par défaut que vous aimez pour l'utilisation du service.
Si l'ordinateur que vous utilisez n'a pas de microphone ou de haut-parleurs, vous pouvez même configurer un téléphone pour fournir la transmission audio à côté de l'interface Web pour voir et interagir avec les autres.
Il s'agit d'un aperçu de base de l'utilisation de Join.me, et nous espérons que cela vous aidera à en tirer le meilleur parti.
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