La plupart des entreprises et des particuliers qui créent et collaborent en ligne à l'aide de documents, de feuilles de calcul et de présentations connaissent Microsoft Office, mais de nombreuses personnes ignorent encore les nombreuses fonctionnalités de gain de temps intégrées à cette puissante suite bureautique.
Dans cet article, nous examinerons 18 astuces pour vous aider, vous et vos employés, à tirer le meilleur parti de la suite Microsoft Office, que vous utilisiez Microsoft 365 ou Microsoft Office 2022-2023. Vos documents, feuilles de calcul et les présentations auront fière allure et vous les réaliserez en deux fois moins de temps.
Utilisées correctement, ces fonctionnalités cachées peuvent considérablement augmenter la productivité des employés, vous aider à économiser du temps et de l'argent et leur offrir une expérience de travail plus agréable.
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Comment tirer le meilleur parti de Microsoft Office: Préparation
De nouvelles fonctionnalités sont constamment ajoutées à Microsoft Office, alors assurez-vous de disposer de la version la plus récente du logiciel. Si vous disposez d'un abonnement Microsoft 365, vous pouvez mettre à jour vos applications à partir de l'application Microsoft Autoupdate ou simplement leur permettre de se mettre à jour automatiquement. Sinon, si vous avez acheté une version autonome de Microsoft Office, sachez que vous devrez peut-être effectuer une mise à niveau pour accéder à certaines des fonctionnalités répertoriées ci-dessous.
Astuce 1: enregistrer automatiquement les modifications avec OneDrive
OneDrive est le service de stockage dans le cloud de Microsoft Office, et il est disponible que vous ayez un abonnement Microsoft 365 ou non. Non seulement OneDrive vous permettra d'accéder à tous vos fichiers n'importe où et à tout moment, mais vous pouvez également connecter OneDrive à votre logiciel Microsoft Office pour profiter de la fonction d'enregistrement automatique.
Lorsqu'elle est activée, les modifications sont mises à jour dans le cloud en temps réel. De plus, OneDrive stocke plusieurs versions de vos documents, de sorte que vous pouvez facilement comparer et revenir à une version précédente si nécessaire. Quiconque a déjà perdu une heure de travail à cause d'un problème informatique ou d'une panne de courant saura à quel point cette fonctionnalité permet de gagner du temps. Pour rechercher des versions plus anciennes dans Microsoft 365, cliquez sur Fichier> Info> Historique des versions.
Astuce 2: Apprenez les raccourcis à l'échelle de la suite
L'un des plus grands avantages de Microsoft Office est la cohérence de l'expérience utilisateur entre les différentes applications. Cela signifie que la plupart des raccourcis clavier fonctionnent de la même manière dans Word, Excel et PowerPoint. L'apprentissage de ces commandes peut considérablement accélérer la productivité. Ctrl + S (⌘S) pour enregistrer, Ctrl + P (⌘P) pour imprimer et des commandes encore plus obscures comme Ctrl + D (⌘D) pour la boîte de dialogue Police fonctionnent dans toute la suite.
Un bon conseil de productivité consiste à fournir une liste de raccourcis courants vers les employés, qui peuvent y faire référence au besoin jusqu'à ce qu'il devienne une seconde nature.
Astuce 3: Utilisez la fonction Dites-moi (Word)
La fonctionnalité Dites-moi (ce que vous voulez faire) a été ajoutée à Microsoft Office 2016, mais une fois que vous avez appris à l'utiliser, c'est une aubaine. Envie de changer de style? Tapez "Style". Recadrer une photo? Tapez "Recadrer". Insérez un tableau, ajoutez un commentaire, modifiez la mise en page, mettez à jour la conception, lisez le texte à haute voix - presque toutes les fonctionnalités d'Office sont accessibles rapidement et facilement via ce menu - tandis que les suggestions intelligentes vous permettent de trouver facilement ce que vous recherchez en tapant juste un ou deux mots.
Cependant, Microsoft 365 met constamment à jour son ensemble de fonctionnalités, et cela peut ne pas être présent sur les versions les plus récentes.
Astuce 4: Partagez rapidement des documents avec le bouton Partager
Le bouton de partage est situé dans le coin supérieur droit de l'application et peut être utilisé pour partager rapidement un document via OneDrive, e-mail, AirDrop (Mac uniquement) et d'autres services tiers. Au lieu d'ouvrir votre client de messagerie, de rechercher un fichier («Où ai-je encore enregistré cela?»), Cliquez simplement sur le bouton Partager et sélectionnez vos destinataires.
Astuce 5: Rechercher et remplacer
Si vous devez modifier un mot ou un groupe de mots dans tout un document, vous pouvez le faire rapidement avec la fonction Rechercher et remplacer. Appuyez simplement sur Ctrl + Maj + H (⌘⇧H), et la boîte de dialogue Rechercher et remplacer apparaîtra. Tapez le texte que vous souhaitez modifier dans la zone Rechercher, le remplacement dans la zone Remplacer et cliquez sur le bouton Remplacer. Office recherchera le document et apportera les modifications nécessaires.
Vous pouvez également remplacer par rien (laissez le champ Remplacer vide) pour supprimer plusieurs instances d'un mot.
Astuce 6: Recherche avancée et remplacement
Cet outil puissant offre bien plus qu’il n’y paraît. En cliquant sur le bouton en bas à gauche de la boîte de dialogue, vous pouvez accéder à des fonctionnalités avancées pour modifier instantanément le style de police, les paramètres de paragraphe, etc., de tout texte dont vous avez besoin.
Par exemple, vous pouvez trouver tout audacieux texte et rendre la police rouge, ou bien sélectionner tout le texte dans une langue spécifique et le mettre en italique. Utilisez-le chaque fois que vous devez apporter des modifications importantes à des styles de texte spécifiques.
Astuce 7: Ajustez et utilisez les styles pour obtenir des documents de qualité
Il est surprenant de voir le nombre de personnes qui utilisent Microsoft Office quotidiennement mais qui n’utilisent toujours pas les styles pour rationaliser leurs documents et accélérer l’écriture. Les styles se trouvent sous l'onglet Accueil et vous permettent d'appliquer des paramètres de police préconçus à la volée. Vous pouvez également modifier ces styles en fonction de vos besoins et de votre document. Les styles sont également mis à jour automatiquement lorsque vous changez de thème, ce qui facilite la modification de l’aspect d’un document entier en un clin d'œil.
Astuce 8: Copiez et collez plusieurs éléments avec Spike
Cette fonctionnalité pratique vous permet de copier plusieurs éléments et de les coller tous à la fois. Sélectionnez simplement le premier bloc de texte, appuyez sur Ctrl + F3 ou ⌘F3, puis passez au suivant. Chaque fois que vous appuyez sur Ctrl ou Commande + F3, le texte sera stocké, et ainsi de suite. Lorsque vous êtes prêt à tout coller, tapez Ctrl + Maj + F3 ou ⌘⇧F3. Vous pouvez également taper «spike» (minuscule) et appuyer sur Entrée, et le texte enregistré restera en mémoire pour être utilisé une autre fois.
Astuce 9: Copier et coller la mise en forme
Rationalisez rapidement la mise en forme entre les blocs de texte en appuyant sur Ctrl + Maj + C (⌘⇧C) pour copier la mise en forme (police et style de paragraphe, couleurs, alignement, etc.), et Ctrl + Maj + V (⌘⇧V) pour coller le mise en forme sur le texte sélectionné.
Astuce 10: Personnalisez vos rubans Office
Si vous êtes souvent à la recherche de certaines fonctionnalités dans les menus ou les expandeurs, n'hésitez pas à les ajouter au premier plan de votre ruban. Vous pouvez le faire sous Préférences> Ruban et barre d'outils, ou en allant dans Fichier> Options> Personnaliser le ruban. Vous pourriez être surpris de la vaste gamme de fonctions que vous pouvez ajouter à votre ruban pour un accès rapide. Vous pouvez également masquer le ruban pour avoir plus d'espace en cliquant une fois sur l'onglet ouvert, en allant dans Affichage> Ruban ou en tapant Ctrl + F1 (⌥⇧R).
Astuce 11: Cliquez trois fois pour sélectionner un paragraphe
La plupart des gens savent que vous pouvez double-cliquer sur un mot pour le sélectionner. Vous pouvez également cliquer trois fois sur un mot pour sélectionner le paragraphe entier, ce qui est très pratique pour déplacer de gros morceaux de texte lors de l'édition.
Astuce 12: Ajustez la correction automatique pour vous convenir
Il est courant que Microsoft Office modifie le texte au fur et à mesure que vous le saisissez, même si vous êtes sûr de ce que vous voulez dire. Vous pouvez ajuster ces paramètres sous Outils> Options de correction automatique. Vous pouvez supprimer ceux qui vous dérangent ou ajouter des mots que vous avez souvent mal saisis. Vous pouvez même ajouter des symboles, comme remplacer (c) par ©.
Conseil 13: Comparez les documents côte à côte (Windows uniquement)
Bien sûr, vous pouvez simplement ouvrir des fenêtres séparées et les placer côte à côte, mais la fonctionnalité côte à côte de Microsoft Office va encore plus loin avec le défilement synchronisé, ce qui permet de gagner beaucoup de temps lors de la comparaison et de la modification de versions de longs documents.
Conseil 14: afficher deux parties différentes du même document avec la vue fractionnée
C'est un outil fantastique lorsque vous devez apporter des modifications à une partie d'un document tout en référençant une autre section (lors de la rédaction d'une introduction ou d'une conclusion, par exemple). Accédez simplement au ruban Affichage et sélectionnez Fractionner la vue. Vous pouvez faire défiler les différentes sections de chaque fenêtre indépendamment et apporter des modifications à l’une d’elles.
Astuce 15: Copiez et collez comme un pro
Presque tout le monde sait comment copier et coller un bloc de texte, mais saviez-vous que vous pouvez rapidement coller du texte sans mise en forme, ou sous forme d'image ou de PDF directement dans votre document? Tapez simplement Ctrl + Alt + V (⌘⌃V) et vous serez présenté avec une boîte de dialogue d'options.
Dans Word, vous pouvez utiliser cette boîte de dialogue pour coller du texte sans mise en forme, tandis que dans Excel, vous ne pouvez coller que des valeurs, une mise en forme ou des commentaires, tout sauf les bordures, et même ajouter, soustraire, multiplier et diviser des sommes à la volée.
Astuce 16: Personnalisez votre menu contextuel
Vous pouvez ajouter des fonctionnalités que vous utilisez souvent à la barre d'outils d'accès rapide, dans le menu contextuel de n'importe quelle application tout en haut du document. Par défaut, vous verrez des commandes telles que Enregistrer, Imprimer et Annuler, mais vous pouvez ajouter presque tout ici. Cliquez simplement sur la flèche à droite pour ajouter des commandes selon vos besoins.
Astuce 17: Fusionner des formes (Powerpoint)
Vous pouvez combiner différentes formes simples pour en créer des plus complexes qui auront fière allure dans vos présentations, et vous n'avez pas besoin d'un outil sophistiqué comme Illustrator pour le faire. Sélectionnez simplement les formes que vous souhaitez fusionner et cliquez sur Fusionner les formes sous l'onglet Format. Ces formes fusionnées peuvent être copiées et collées dans d'autres applications, comme Word.
Conseil 18: Utilisez la mise en forme conditionnelle pour formater dynamiquement les cellules (Excel)
La mise en forme conditionnelle vous permet d'appliquer des styles à des cellules spécifiques en fonction de leur valeur ou de leur contenu. Par exemple, vous pouvez rendre chaque valeur positive verte et chaque valeur négative rouge. Sélectionnez simplement les cellules que vous souhaitez mettre en forme, puis utilisez l'onglet Mise en forme conditionnelle dans le ruban Accueil. Il existe de nombreux préréglages, ou vous pouvez définir vos propres règles et équations.
Résumé
Microsoft Office est l'une des meilleures suites bureautiques disponibles, avec des tonnes d'options puissantes pour vous aider à rationaliser le travail de vos employés et à augmenter la productivité. Encouragez les membres de l'équipe à explorer le logiciel et à partager activement des trucs et astuces entre eux. Non seulement c'est amusant et passionnant de découvrir de nouvelles fonctionnalités, mais cela facilite la collaboration et permet aux employés de faire plus en moins de temps, tout en travaillant plus confortablement.
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