Google Workspace contient certaines des meilleures applications de productivité au monde. Vous avez peut-être déjà appris quelques astuces pour vous aider à tirer le meilleur parti de ce logiciel de bureau. Pourtant, ce que la plupart des utilisateurs ne réalisent pas, c'est que Google Sheets, Docs, Gmail et Forms prennent en charge une automatisation des flux de travail presque illimitée. Cela peut être particulièrement utile pour les petites et moyennes entreprises, qui passent beaucoup de temps à effectuer des tâches de routine telles que l'acheminement des commandes et l'évaluation des formulaires de demande.
Dans ce guide, nous expliquerons le fonctionnement de l'automatisation des flux de travail dans Google Workspace et mettrons en évidence certains modules complémentaires que vous pouvez utiliser pour augmenter la puissance de cette suite bureautique pour votre entreprise.
Que sont les flux de travail dans Google Workspace?
Transformer des données brutes sous une forme que votre entreprise peut utiliser prend du temps. Si vous recevez une soumission de contact à partir d'un formulaire, il peut être nécessaire de la convertir dans un format lisible par votre logiciel CRM. Si vous recevez une demande de commande, cette demande devra peut-être être divisée et différents détails envoyés à différentes personnes de votre organisation.
Heureusement, Google Workspace permet d'automatiser ces transformations avec des flux de travail de documents. Ces flux de travail vous permettent de spécifier la séquence d'étapes que les données doivent suivre, puis de mener ce processus à votre place. En général, les flux de travail de documents sont hautement personnalisables, vous pouvez donc facilement adapter le processus d'automatisation aux besoins de votre entreprise.
Vous pouvez créer des flux de travail automatisés pour les documents dans la plupart des applications Google Workspace, y compris Google Docs, Sheets, Gmail et Forms.
Comment automatiser le flux de travail des documents: Apps Script vs add-ons
En fonction de la complexité du flux de travail automatisé que vous devez créer, vous pouvez emprunter deux voies différentes.
Le moyen le plus simple de générer des flux de travail consiste à utiliser un module complémentaire conçu à cet effet. Il existe des centaines de modules complémentaires d'automatisation disponibles dans la boutique en ligne de Google. Certains d'entre eux sont gratuits, mais beaucoup nécessitent un paiement unique ou un abonnement mensuel. Si vous optez pour un produit payant, vérifiez si l'entreprise qui le fabrique offre un support client au cas où vous rencontriez des problèmes.
Si vous souhaitez créer gratuitement des automatisations entièrement personnalisées, vous pouvez utiliser Apps Script. Il s'agit d'un environnement de développement conçu par Google pour permettre à quiconque de créer des modules complémentaires pour les applications Google Workspace. En fait, presque tous les modules complémentaires d'automatisation payants que vous trouverez dans la boutique en ligne de Google ont été créés à l'aide d'Apps Script. Bien qu'il existe de nombreuses ressources pour vous aider à démarrer avec le codage dans Apps Script, la configuration même d'une simple automatisation via le code peut prendre du temps.
Comment accéder aux modules complémentaires d'automatisation
Si vous souhaitez parcourir les modules complémentaires pour Google Sheets, Docs, Gmail ou Forms, vous pouvez les trouver dans la boutique en ligne de Google. Le moyen le plus simple d'accéder à la boutique en ligne consiste à trouver le menu Modules complémentaires dans l'une de ces applications, puis à cliquer sur Obtenir des modules complémentaires. Cela fera apparaître une fenêtre qui est déjà filtrée pour vous montrer uniquement les modules complémentaires qui fonctionnent avec l'application Google Workspace que vous utilisez actuellement.
Vous pouvez installer n'importe quel module complémentaire à partir de la boutique en ligne en cliquant simplement sur le bouton Installer. Notez que les modules complémentaires payants peuvent vous obliger à acheter un abonnement avant de pouvoir commencer à les utiliser.
Que pouvez-vous faire avec les flux de travail de document?
Pour vous donner une idée des types de tâches que vous pouvez accomplir avec les workflows de document automatisés, examinons quelques exemples. Nous utiliserons des applications de la boutique en ligne de Google, mais gardez à l'esprit que vous pouvez créer un grand nombre de ces flux de travail gratuitement via Apps Script.
Trop souvent, les données d'entreprise sont réparties sur plusieurs feuilles de calcul. Peut-être avez-vous des données de vente granulaires de différents départements enregistrées dans différentes feuilles. Ou, vous pouvez avoir des informations client provenant de différents formulaires de saisie enregistrés dans des documents séparés.
Avec l'automatisation du flux de travail, vous pouvez facilement combiner les données de plusieurs feuilles de calcul dans une seule table principale. Nous aimons utiliser SheetGo (à partir de 12 $ par utilisateur et par mois) pour cela, car il facilite la connexion de plusieurs fichiers Google Sheets. Mieux encore, SheetGo peut également corriger des fichiers Excel et CSV et fournir automatiquement les données de ces documents dans une feuille de calcul principale Google Sheets.
Ce qui est particulièrement intéressant avec ce module complémentaire d'automatisation, c'est qu'il se met à jour automatiquement. SheetGo recherchera de nouvelles données dans les feuilles de calcul distribuées aussi souvent que vous le souhaitez et suivra les modifications apportées au document maître à l'aide de la fonction d'historique des modifications dans Google Sheets.
Les approbations pour les demandes de congés, les rapports et autres processus internes font partie intégrante du bon fonctionnement de la plupart des entreprises. Avec des modules complémentaires tels que Form Workflow Plus (à partir de 300 USD par an), vous pouvez facilement lier Google Forms à Sheets pour suivre et gérer les demandes d'approbation.
Avec ce module complémentaire, un responsable doit simplement créer un formulaire de demande dans Google Forms. Ce formulaire est acheminé vers les approbateurs désignés lorsqu'il est rempli et toutes les données sont saisies dans une feuille de calcul. La feuille indique où se trouve la demande dans le processus d'approbation, ainsi que les décisions et les commentaires des approbateurs individuels.
Form Workflow Plus prend également en charge le routage d'approbation en plusieurs étapes, ce qui peut être utile pour des flux de travail plus complexes tels que le routage des commandes.
Bien qu'il existe de nombreux outils de marketing par e-mail disponibles, vous pouvez créer des campagnes d'e-mail étonnamment complètes dans Gmail à l'aide d'un module complémentaire comme Yet Another Mail Merge (gratuit).
Avec cette application, vous entrez les adresses e-mail de toutes les personnes à qui vous souhaitez envoyer un e-mail dans une feuille de calcul Sheets. Ensuite, vous pouvez rédiger votre message dans Gmail et ajouter une personnalisation à l'aide du code intégré de l'application.
Lorsque vous êtes prêt à envoyer, revenez à Sheets et Yet Another Mail Merge transmettra votre e-mail à toutes les personnes figurant sur votre liste. Vous pouvez suivre les ouvertures d'e-mails, les clics et les réponses directement depuis votre feuille de calcul.
La meilleure partie de cet outil est que vous pouvez créer un nombre illimité de feuilles de calcul pour différentes campagnes. De plus, puisque vous utilisez Sheets, il est facile d'extraire des informations de contact pour créer votre campagne marketing à partir d'un CRM, de Google Forms ou de feuilles de calcul existantes.
Les feuilles de calcul peuvent être étonnamment efficaces pour la présentation des tâches et des jalons du projet. De plus, en utilisant un module complémentaire tel que ProjectSheet, vous pouvez automatiser le suivi de la progression dans votre feuille de calcul.
Ce module complémentaire gratuit et pratique calcule automatiquement le nombre de tâches par jalon et vérifie si chaque tâche est désignée comme terminée, en cours ou non démarrée. Sur cette base, il affichera un pourcentage d'achèvement pour chaque étape du projet.
De plus, ProjectSheet peut vous aider à identifier quand un projet prend du retard. Le module complémentaire mettra automatiquement en surbrillance une barre de progression pour chaque jalon vert, jaune ou rouge selon que les sous-tâches sont en cours, proches ou dépassées.
La création d'une application pour smartphone pour votre entreprise est généralement un processus long et coûteux qui nécessite l'embauche de développeurs de logiciels dédiés. Mais avec l'automatisation du flux de travail, vous pouvez créer une application mobile de base directement à partir de Google Sheets.
Pour cela, nous allons nous tourner vers le module complémentaire AppSheet (à partir de 5 USD par utilisateur et par mois). Avec cette application, vous ajoutez simplement des données à une feuille de calcul Sheets. Les données peuvent être n'importe quoi, de l'inventaire du magasin pour la création d'une boutique en ligne mobile ou des coordonnées des employés pour la création d'un annuaire interne.
Connectez votre feuille de calcul à AppSheet, puis modifiez les propriétés de vos colonnes de données selon vos besoins. Vous pouvez sous-ensemble des données et ajouter des expressions personnalisées pour des tâches telles que la gestion des stocks. Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez choisir parmi une variété de modèles d'affichage prédéfinis pour décider comment vos données s'afficheront dans votre nouvelle application.
La meilleure partie de tout cela est qu'il s'intègre parfaitement à vos autres flux de travail automatisés Google Workspace. Vous pouvez configurer AppSheet pour déclencher des e-mails automatiques en fonction de déclencheurs intégrés à l'application ou pour ajouter des données que les utilisateurs saisissent dans une autre feuille de calcul Sheets. En outre, AppSheet peut envoyer des rapports automatisés que vous pouvez facilement importer dans Sheets.
Résumé
L'automatisation des flux de travail de documents dans Google Google Workspace peut faire gagner du temps et de l'argent à votre entreprise et débloquer de nouvelles fonctionnalités puissantes. Bien qu'il soit possible de créer vos propres flux de travail automatisés à l'aide d'Apps Script, vous trouverez de nombreux modules complémentaires gratuits et payants prenant en charge l'automatisation dans la boutique en ligne de Google. Essayez dès aujourd'hui certains de ces modules complémentaires en vedette pour voir comment l'automatisation du flux de travail peut aider tout processus d'entreprise à fonctionner plus facilement.
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