Vivre dans un monde virtuel en ce moment n'a pas besoin d'être aussi confinant. S'il est vrai que beaucoup d'entre nous s'auto-isolent et exploitent leur travail à l'aide d'un ordinateur portable professionnel et d'un chat Zoom, il existe des moyens d'organiser un événement virtuel pour une réunion d'entreprise, une vidéoconférence, une démonstration de produit ou même un véritable soirée de lancement. En tant que chefs d'entreprise, nous n'avons pas à nous demander si les gens ne participeront pas à l'événement ou même éviteront d'y assister, car il existe de meilleures options.
Heureusement, de nombreux principes et concepts d'un véritable événement en personne s'appliquent toujours à la tenue d'un événement virtuel - jusqu'aux collations, au café et au moment de vous connaître. C'est une bonne idée d'imiter autant que possible un événement réel pour aider les gens à se sentir à l'aise et à participer, et aussi pour qu'ils restent fidèles à l'événement et ne l'abandonnent pas soudainement.
Bien qu'il puisse y avoir quelques obstacles techniques, il est toujours possible de s'engager avec les masses d'une manière qui soit efficace et productive et mène au même niveau de succès. La partie la plus importante de ceci est d'être intentionnelle - se rendre compte que les gens sont inquiets et stressés par la pandémie mondiale et qu'ils ont beaucoup de choses en concurrence pour leur attention. Lorsqu'il y a une approche rationalisée de l'événement, une communication cohérente et des avantages supplémentaires impliqués, vous découvrirez que les gens sont tout aussi intéressés et captifs.
1. Communiquez sur ce à quoi vous attendre
L'une des étapes les plus importantes de tout événement est le report du monde réel. Plus vous pouvez communiquer sur ce à quoi vous attendre - en utilisant un agenda, un site Web avec plus de détails, des courriels avec des mises à jour sur le calendrier et des photos de ceux qui parlent - mieux c'est. Cela fait appel au besoin humain fondamental d'être «au courant» de tout événement.
Cela aide également les participants à savoir si l'événement sera très structuré et utile, même s'il est «nécessaire» pour eux. (Évitez l'erreur de penser qu'un événement requis garantira automatiquement le succès.) Un événement virtuel est déjà entravé par le fait qu'un participant peut avoir un smartphone assis à côté d'eux ou même une télévision à la maison et une console de jeux vidéo. S'ils savent qu'il y aura une discussion détaillée et une prise de décision, ils mettront le téléphone de côté.
2. Utilisez les fonctionnalités d'événements Facebook
Il y a quelque chose de presque magique dans l'utilisation des fonctionnalités d'événements Facebook. Pour commencer, dans un environnement virtuel où tout le monde est sur un ordinateur portable et utilise Zoom pour assister, les fonctionnalités de l'événement sur les médias sociaux sont de l'or pur. Ils font que tout cela semble plus officiel. Cependant, les fonctionnalités événementielles font bien plus que cela.
Parce que nous sommes tous distraits ces jours-ci, avec plusieurs options en termes de façon de nous connecter, les fonctionnalités de l'événement enverront des notifications sous forme de rappels et suivront qui assiste réellement et qui saute. Ces données peuvent vous aider à chaque réunion. Une fois que vous avez organisé un événement, vous pouvez suivre le succès et contacter ceux qui ont sauté directement. Et ne sous-estimez pas la valeur de la pression des pairs. Les fonctionnalités de l'événement montrent les participants potentiels qui ont accepté de faire partie de l'événement.
3. Planifiez une discussion impromptue
Une autre leçon tirée des événements du monde réel est de permettre des discussions impromptues. Il y a une tentation de passer immédiatement aux choses sérieuses, de passer directement à l’ordre du jour. Évitez ce scénario. Encore une fois, nous parlons d'humains distraits assistant sur un ordinateur portable. La plupart d'entre nous ont besoin d'un certain temps pour s'adapter à l'étrangeté d'assister à un événement virtuel, et nous aimons connaître ceux qui y participent de manière non structurée.
Attendez au moins 10 minutes ou plus pour que les gens puissent se rattraper, discuter de la météo et même s'éloigner des problèmes personnels. Personne n'aime assister à une réunion où il y a un ordre du jour froid et stérile et une seule tête parlante. Même dans le monde réel, ce sont des événements que les gens évitent dès qu'ils commencent.
4. Faites trois fois plus de promotion
Pour garantir la réussite d'un événement virtuel, il est important de le rappeler plusieurs fois aux participants. Supposez que les gens sont extrêmement distraits, vous devrez donc promouvoir l'événement trois fois plus ou plus. Cela peut inclure l'envoi d'e-mails, de SMS, de messages de chat sur les réseaux sociaux et d'autres invitations au-delà de ce que vous feriez normalement. Comprendre comment les gens utilisent la communication numérique - c'est-à-dire qu'ils font défiler les choses rapidement - signifie que vous devrez trop communiquer avec eux et essayer d'attirer leur intérêt et leur attention.
Un conseil ici est de suivre le succès de toutes les invitations pour chaque événement. Si vous envoyez des e-mails, assurez-vous d'utiliser un outil permettant de savoir si les participants potentiels ont ouvert et lu le message. Si vous publiez sur les réseaux sociaux, suivez les likes et les partages. Cela vous aidera à rester intentionnel sur la fréquence à laquelle vous communiquez sur l'événement et sur ce qui a fonctionné ou non dans le passé.
5. Encouragez l'heure de la collation et du café
Devinez quoi? Une des raisons pour lesquelles nous assistons à de vraies réunions en personne est pour les collations gratuites. C’est la nature humaine. Dans un environnement virtuel, cela peut être difficile mais pas impossible. Si vous décidez de tenir une réunion d'entreprise dans quelques semaines et que vous souhaitez que tout le monde y participe, essayez d'offrir des incitations similaires. Sur le site Web de gestion d'événements EventBrite, par exemple, vous pouvez créer une page d'inscription pour vos employés. S'ils le remplissent et cliquent sur les bonnes options lors de l'inscription, offrez un code promotionnel pour une livraison UberEats gratuite ou un bagel gratuit dans un restaurant local - livré pour la réunion.
Supposons que vous planifiez un lancement de nouveau produit - envoyez à chaque participant un code gratuit pour un café chez Starbucks qu'il pourra utiliser pour la réunion. Ce concept peut sembler démodé et les employés ou les participants peuvent simplement utiliser le code et ne pas assister à la réunion, mais au moins c'est une tentative d'imiter une incitation du monde réel qui fonctionne réellement.
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