eFileCabinet est tout simplement l'une des meilleures plates-formes logicielles de gestion de documents. eFileCabinet offre un contrôle granulaire sur la sécurité, le partage de fichiers, la gestion des versions, etc. Les fonctionnalités de l'intelligence artificielle vous aident à classer automatiquement vos fichiers et la reconnaissance optique de caractères vous permet de rechercher toutes les données dans les fichiers numérisés. Le seul inconvénient d'eFileCabinet est qu'il peut être coûteux, surtout si vous avez beaucoup d'utilisateurs ou avez besoin de modules complémentaires d'intégration.
Dans notre revue eFileCabinet, nous vous aiderons à décider si cette plate-forme de gestion de documents convient à votre entreprise.
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Plans et prix
eFileCabinet propose trois options de tarification. Le plan Advantage coûte 55 USD par utilisateur et par mois s'il est facturé annuellement et comprend 1 To de stockage ainsi que toutes les fonctionnalités essentielles d'eFileCabinet. Cependant, vous êtes limité dans les modules complémentaires que vous pouvez acheter, de sorte que l'eFileCabinet n'est pas très extensible avec le plan Advantage.
Le plan Business coûte 99 USD par utilisateur et par mois s'il est facturé annuellement, et comprend 5 To de stockage pour votre entreprise. Ce plan comprend des aperçus de documents côte à côte et des intégrations avec Microsoft OneDrive et Google Drive. Il vous permet également d'acheter des modules complémentaires pour l'intégration Salesforce, l'authentification unique, les flux de travail automatisés et l'intégration de la messagerie.
Le plan illimité coûte 199 $ par utilisateur et par mois facturé annuellement. Ce plan comprend tous les modules complémentaires d'eFileCabinet ainsi qu'un stockage illimité de documents.
Caractéristiques
eFileCabinet regorge de fonctionnalités pour aider les employés à partager des fichiers, à gérer des documents et à rationaliser les flux de travail.
L'une des meilleures choses à propos d'eFileCabinet est sa simplicité de partage de fichiers. Avec ce logiciel, vous pouvez partager instantanément des fichiers avec n'importe qui, à l'intérieur ou à l'extérieur de votre organisation. Il n'y a pas de limite au nombre d'utilisateurs invités que vous pouvez avoir sur les documents de votre compte, quel que soit votre plan. De plus, vous contrôlez les autorisations de modification et pouvez choisir de recevoir des notifications lorsqu'un fichier partagé est téléchargé.
Notamment, eFileCabinet vous permet également de demander des fichiers à d'autres utilisateurs ou invités. Lorsque vous faites une demande de fichier, vous pouvez créer plusieurs champs de document et décider s'ils sont obligatoires ou facultatifs. Vous pouvez également prédéfinir l'emplacement de téléchargement des fichiers afin qu'ils soient automatiquement téléchargés dans le dossier auquel ils appartiennent.
L'une des façons dont eFileCabinet vous aide à garder votre entreprise organisée consiste à utiliser des modèles de dossier. Avec les modèles de dossier, vous pouvez créer des répertoires standardisés avec des dossiers pré-nommés. Par exemple, vous pouvez créer un modèle dans lequel un dossier parent contient 12 sous-répertoires, chacun portant le nom d'un mois individuel.
L'avantage de ce système est que chaque fichier que vous créez ou recevez a un domicile. En outre, il est facile de standardiser les structures de dossiers pour tous vos employés dans votre entreprise. Cela facilite le partage et la localisation des fichiers et élimine la confusion potentielle qui vient du fait que chaque employé crée son propre système de classement.
Les utilisateurs professionnels et illimités ont accès à des flux de travail automatisés de documents, ce qui est un moyen puissant de rationaliser votre entreprise. Une application mise en évidence par eFileCabinet consiste à nommer et classer automatiquement un document entrant en fonction de la présence de certains mots-clés dans le document lui-même. Vous pouvez également utiliser des flux de travail pour diviser les champs de formulaire en sous-catégories de recherche, ce qui rend vos recherches de documents encore plus puissantes.
Interface et en cours d'utilisation
La plate-forme Web d'eFileCabinet est généralement très facile à naviguer, avec une conception à trois panneaux qui vous permet d'afficher l'intégralité de votre répertoire de dossiers, les fichiers dans un dossier sélectionné et un aperçu d'un fichier individuel. Il existe également une barre de recherche pour des recherches rapides de documents et un panneau de favoris pour un accès facile à vos dossiers les plus utilisés.
Cependant, il convient de noter que vous ne pouvez pas modifier les documents dans eFileCabinet. C'est un peu décevant, surtout lorsque vous devez simplement apporter des modifications simples à un document ou un formulaire Word. Cela dit, vous pouvez enregistrer des versions de fichiers illimitées, ce qui est bien pour travailler sur des projets avec de nombreuses révisions.
eFileCabinet propose également des applications mobiles pour iOS et Android. Une chose notable à propos des applications mobiles est qu'elles vous permettent de prendre des photos de n'importe quel document papier et de les télécharger instantanément sur le cloud eFileCabinet.
Support
eFileCabinet offre une assistance par téléphone, e-mail et chat en direct de 7 h à 18 h, heure des Rocheuses, du lundi au vendredi. Vous pouvez acheter une assistance téléphonique 24/7 en option (prix sur devis uniquement). eFileCabinet dispose également d’une base de connaissances en ligne qui comprend des guides d’utilisation très détaillés pour la plupart des fonctionnalités clés du logiciel.
Sécurité
eFileCabinet héberge vos documents dans le cloud et prend la sécurité au sérieux. Tous les fichiers sont chiffrés au repos et votre connexion au cloud est chiffrée avec SSL. L'authentification à deux facteurs lors de la connexion est également une fonctionnalité standard.
De plus, les administrateurs ont un contrôle important sur le logiciel. Vous pouvez définir les exigences de complexité des mots de passe, opter pour la liste blanche d'adresses IP ou limiter les temps de connexion. Les administrateurs ont également accès aux journaux d'activité complets de tous les utilisateurs.
La seule fonctionnalité de sécurité que nous avons manquée était la possibilité de définir des limites de téléchargement sur les fichiers partagés. eFileCabinet propose également des liens URL d'accès rapide vers des documents, qui, bien que pratiques, ne sont pas très sécurisés.
La compétition
Il y a beaucoup à aimer dans eFileCabinet. Mais s'il ne possède pas les fonctionnalités ou les intégrations dont votre entreprise a besoin, pensez à Dokmee ou DocuWare. Dokmee est conçu pour les entreprises et l'automatisation des flux de travail est standard. DocuWare propose des outils mobiles supplémentaires et des fonctionnalités de conformité, ainsi que 500 options d'intégration. Les deux plates-formes proposent des prix uniquement sur devis, mais s'attendent à ce qu'elles soient plus chères que eFileCabinet pour les entreprises de taille moyenne.
Verdict final
eFileCabinet est un logiciel de gestion de documents puissant avec de nombreuses fonctionnalités intéressantes pour les petites et moyennes entreprises. La plate-forme facilite la standardisation de l'organisation des fichiers dans votre entreprise et l'organisation automatique des fichiers à l'aide de flux de travail basés sur l'IA. Il prend également en charge le partage de fichiers et la gouvernance. Bien qu'eFileCabinet soit coûteux, la mesure dans laquelle il peut rationaliser votre entreprise peut en valoir la peine.
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