GoToMeeting est l'un des nombreux outils commerciaux stratégiques qui tentent tous de capturer ce qui est devenu la technologie essentielle pour ceux qui travaillent séparément.
Développé par LogMeIn à partir des solutions précédentes GoToMyPC et GoToAssist, cet outil de visioconférence est surtout connu pour les niveaux élevés de cryptage qu'il offre et sa capacité à fonctionner derrière des pare-feu.
Ceux qui souhaitent faire l'expérience d'un essai de 14 jours peuvent s'inscrire sur https://www.gotomeeting.com/
Dans cette fonctionnalité, nous vous guiderons tout au long de votre première journée d'utilisation de GoToMeeting et vous expliquerons à quoi vous attendre. Commençons par utiliser GoToMeeting et fournissons les informations essentielles dont vous avez besoin pour en tirer le meilleur parti.
- Lisez notre critique complète de GoToMeeting ici
1. Le hub
Lorsque vous vous inscrivez à GoToMeeting, vous arrivez d'abord à l'interface Web ou «Hub» comme on l'appelle, et dans certaines applications de conférence, c'est tout ce dont vous avez besoin. Et vous pouvez faire beaucoup ici, mais ce que vous ne pouvez pas faire immédiatement, c'est organiser une réunion.
Nous vous expliquerons quelle étape supplémentaire vous devez effectuer prochainement. Mais tout d'abord, examinons l'interface Web du Hub et organisons notre espace de réunion.
En tant qu'hôte d'une réunion, vous pouvez définir le nom de la salle dans laquelle elle se tiendra, inviter des personnes à vous rejoindre et planifier l'événement (ou reporter si nécessaire).
Mais la mise en place de la salle est la première tâche à accomplir. Faisons cela maintenant en cliquant sur le bouton intitulé «Configurer votre salle».
2. Configurez votre chambre
La première exigence pour chaque salle est qu'elle ait un nom unique, et il est préférable de choisir quelque chose auquel les participants peuvent facilement s'identifier. Nous vous conseillons d’avoir une structure standard pour la dénomination des salles et des réunions, car il est peu probable que les gens oublient de se présenter.
Nous appelons notre chambre, nous pensons avec imagination, Pro.
Vous pouvez donner à la pièce une couleur spécifique et même un thème si vous voulez quelque chose d'un peu distinctif.
3. Créez une réunion
Une fois que nous avons créé une salle, nous pouvons utiliser cet emplacement virtuel pour organiser une réunion. Le Hub a un gros bouton bleu pour le faire, ce qui déclenche un assistant qui pose beaucoup de questions.
Celles-ci incluent sur la première page comment la réunion sera appelée, quand elle aura lieu et s’il s’agit d’un événement ponctuel ou d’un lieu régulier.
Il y a trois pages supplémentaires de la définition de la réunion, la deuxième permet de définir comment l'audio sera géré, la troisième est pour la personnalisation et la quatrième permet à un co-organisateur d'être défini et un mot de passe créé qui contrôle l'accès.
La possibilité d'avoir un co-organisateur est une fonctionnalité particulièrement utile. Parce qu'il permet à une autre personne d'héberger la réunion si le créateur n'est pas disponible.
4. Invitations
Une fois qu'une réunion a été définie, elle apparaît sur le Hub, et à partir de là, vous pouvez copier l'invitation à tous ceux auxquels vous souhaitez participer.
Si vous autorisez les téléphones à sonner sur un numéro et à contribuer uniquement à l'audio, les numéros de téléphone localisés sont également affichés ici.
Vous pensez peut-être que vous êtes maintenant prêt à organiser une réunion, mais vous devez effectuer une étape supplémentaire avant d'être prêt à organiser ou à rejoindre. Sur chaque ordinateur, vous devrez installer l'application de bureau.
5. Installez l'application de bureau
Si vous cliquez sur le bouton «Démarrer» pour une réunion et que vous n’avez pas installé l’application de bureau, vous serez immédiatement redirigé vers un écran où vous pourrez télécharger et installer l’application. Il va sans dire que si les utilisateurs ordinaires de votre entreprise ne sont pas autorisés à installer des applications, une liaison avec ceux de votre service informatique ou informatique peut être nécessaire pour rendre cela possible.
Une fois l’application installée, elle se lancera lorsque vous cliquerez sur «Démarrer» et vous demanderez comment vous souhaitez rejoindre la réunion.
Avec cela à l'écart, la réunion a effectivement commencé, bien que par défaut les flux vidéo et audio soient désactivés par défaut. Ce n’est pas une mauvaise chose, car cela vous permet de vous assurer que votre apparence est acceptable, que l’éclairage est suffisant pour que les autres vous voient, et que vous avez connecté un microphone si nécessaire.
6. Contrôles des applications
L'application GoToMeeting comporte quelques commandes simples en bas qui permettent aux utilisateurs de désactiver et d'activer la vidéo et le son, de partager leur bureau et de quitter la réunion.
La seule différence que les utilisateurs de plates-formes mobiles remarqueront est qu'ils n'ont pas la possibilité de partager leur bureau, mais à d'autres égards, il est identique. Si la vidéo est activée, vous verrez un petit panneau montrant à quoi ressemble votre vidéo, afin que vous compreniez ce que les autres voient.
Une autre fonctionnalité intéressante est en haut à gauche où vous pouvez voir un bouton d'enregistrement «REC». Cela enregistrera la réunion pour référence future.
En haut à droite se trouvent quatre icônes qui montrent le panneau des participants, accèdent aux fonctions de chat intégrées, aux paramètres audio et vidéo et à une section d'informations qui comprend également des liens d'assistance.
Et, enfin, en bas à gauche se trouve une icône de préférences où vous pouvez configurer tous les paramètres par défaut. Il s'agit notamment des haut-parleurs et du microphone préférés, ainsi que des intégrations d'applications, et où tous les documents relatifs à la réunion seront stockés localement.
7. Gérer une pièce
La gestion d'une salle est très simple. Lorsque ceux que vous avez invités arrivent, ils apparaissent dans un panneau sur le côté droit de l'application, où vous pouvez les voir.
Techniquement, GoToMeeting peut avoir jusqu'à 251 personnes dans la même réunion en même temps, y compris l'hôte, et il vous montre combien y participent actuellement.
En tant qu'hôte, vous pouvez couper le son d'un participant, inviter de nouvelles personnes, verrouiller la réunion de toute personne entrant en retard et donner le contrôle du clavier et de la souris du système d'hébergement à un autre utilisateur.
Et, si l'hôte a besoin de partir, peut-être pour une autre réunion, vous pouvez même faire de n'importe quel participant le présentateur ou l'organisateur. Beaucoup de ces fonctionnalités se trouvent dans un menu déroulant qui apparaît si vous cliquez sur le chevron à droite de l'icône audio des participants.
8. Trop de monde
Avec la capacité de gérer autant de participants, il peut être difficile de savoir qui parle.
Heureusement, les développeurs de GoToMeeting ceux de cela et vous pouvez filtrer qui apparaît sur le panneau principal de l'application.
Par défaut, l'application aura défini Afficher tout le monde, et vous pouvez le voir au centre de la barre le long du haut avec deux chevrons à côté. Cliquez dessus pour afficher un menu dans lequel vous pouvez basculer pour afficher uniquement les participants qui parlent activement, ceux avec des caméras actives ou masquer tout le monde.
Dans notre exemple, toutes les caméras ont été désactivées, c'est pourquoi cette option est grisée.
Il existe de nombreuses autres astuces et fonctionnalités pour GoToMeeting, mais j'espère que certains de ces pointeurs devraient vous aider à démarrer.
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