Si votre organisation a une salle de conférence ou une salle de réunion (ou plusieurs des deux), alors essayer de coordonner les réunions peut être un peu un cauchemar. Les agendas d'équipe sont un moyen de freiner le chaos, mais il arrive souvent que vous soyez loin de votre téléphone ou de votre bureau et que vous deviez utiliser une salle de réunion pendant quelques minutes.
Joan vise à clarifier tout cela et propose un certain nombre de solutions intéressantes qui rendent la réservation de chambre vraiment sans tracas. Que vous utilisiez vos propres appareils ou que vous investissiez dans l'un des Joan, il existe une solution qui fonctionne pour n'importe quel espace - avec un prix intéressant pour démarrer.
Prix et disponibilité
Joan est disponible directement sur leur site Web et le prix dépendra des options que vous choisissez. Si vous souhaitez exécuter Joan sur vos propres écrans, par exemple, vous devrez débourser pour un plan premium ou parler directement à l'entreprise pour quelque chose qui répond mieux à vos besoins. Cela vous donnera simplement la possibilité de voir toutes les réunions en cours et à venir - les réservations de salles devront toujours être effectuées via votre calendrier ou vos applications existants.
Là où Joan devient réellement utile, c'est avec la Joan 6, une tablette e-ink à écran tactile qui affiche les réservations à venir pour une pièce particulière et vous permet également de réserver rapidement une chambre à partir de l'appareil lui-même. Cependant, cela seul vous coûtera 549 $ (442,50 £, 803 $ AUD, 2 016 AED), ce qui semble incroyablement cher pour une tablette e-ink. Bien qu'il soit livré avec 1 mois d'abonnement Premium gratuit, c'est toujours un prix demandé élevé.
Ensuite, il y a la Joan 13, qui est une tablette non interactive de 13 pouces qui convient le mieux aux salles de conférence ou aux halls d'entrée, et peut afficher le statut de neuf salles différentes. Il coûte 899 $ (724,73 £, 1315 AUD, 3 302 AED), ce qui est encore une fois un prix incroyablement élevé à payer pour une tablette e-ink, quelle que soit sa beauté.
Bien que vous puissiez utiliser l'appareil Joan 6 ou Joan 13 dès la sortie de la boîte, la société souligne qu'un plan d'abonnement est nécessaire pour la meilleure expérience. Un plan standard coûtera 119 $ (95,93 £, 174 $ AUD, 437,09 AED) par an et par appareil, tandis que le plan Premium coûte 229 $ (184,61 £, 335 AUD, 841 AED) par an et par appareil.
C’est ce modèle de tarification qui fait de Joan un investissement substantiel si vous êtes une petite entreprise. Vous aurez besoin d'au moins un Joan 6 pour lancer les choses, et l'ajout d'appareils supplémentaires ainsi que le plan d'abonnement commenceront tous à faire des ravages. Attention, il n’est pas nécessaire de souscrire à un forfait pour utiliser les fonctionnalités de base de Joan, mais il est conseillé.
Conception
Les Joan 6 et Joan 13 sont bien construites et sont livrées dans un emballage élancé. Le Joan 6 dispose d'un corps principalement en plastique, tandis que le Joan 13 dispose d'un corps en métal plus lourd avec une façade en verre.
Aucun des deux appareils ne comporte de bouton, à l'exception d'un port de charge microUSB discret à l'arrière. L'installation est un jeu d'enfant - les deux appareils sont livrés avec un support magnétique robuste avec du ruban adhésif 3M solide à l'arrière. Collez-le simplement sur n'importe quelle surface plane et l'appareil se fixe facilement sans problème. Vous pouvez ensuite le retirer rapidement du support pour le recharger si nécessaire. Il existe d'autres options de montage disponibles, telles qu'un support de bureau ou un support mural plus solide, mais celles-ci sont purement facultatives (et du côté un peu plus cher également).
La principale différence entre les deux - mis à part la taille bien sûr - est que le Joan 6 est tactile et rétroéclairé. Le Joan 13 est conçu uniquement comme un affichage d'informations, ce qui est une tâche qu'il accomplit parfaitement.
Caractéristiques
La configuration de l'un ou l'autre appareil nécessite un peu de patience, mais ce n'est pas trop compliqué. Vous aurez besoin d'un PC ou d'un Mac à portée de main pour télécharger l'outil de configuration à partir du site Web de Joan, puis connectez votre appareil requis à l'aide du câble microUSB inclus. Une fois que le logiciel détecte l'appareil, vous pouvez configurer les paramètres Wi-Fi, puis poursuivre votre configuration via le portail du site Web dédié de Joan.
Une fois connecté à votre portail, vous pouvez plonger et commencer à configurer chaque appareil pour qu'il fonctionne au sein de votre organisation. Joan a besoin d'une URL de calendrier ou d'une adresse e-mail associée afin de communiquer pour les réservations, ce qui est assez facile à configurer.
Joan prend en charge diverses intégrations de calendrier, notamment Google, Office365, Exchange et iCal, pour n'en nommer que quelques-unes. Une fois connecté à un calendrier via le portail, vous pouvez créer des salles pour votre organisation, ce qui est reflété par un calendrier distinct pour chaque salle. Ainsi, par exemple, vous pouvez avoir un calendrier qui gère les réservations pour la salle de conférence et un autre calendrier pour une salle de réunion.
Le Joan 6 ne peut être attaché qu'à une salle particulière afin de pouvoir coordonner les réservations, tandis que le Joan 13 peut afficher jusqu'à neuf salles différentes sur son écran, afin que vous puissiez voir instantanément quelles salles sont disponibles à la réservation ou quelles réunions sont disponibles. à venir.
La réservation d'une chambre avec le Joan 6 peut se faire de deux manières. L’option «Meet Now» s’affiche sur l’écran qui vous permet de réserver immédiatement une salle pour une réunion rapide (jusqu’à 60 minutes). Si une réunion est programmée à venir, elle vous permettra uniquement de réserver la salle jusqu'à cette réunion programmée, ce qui garantit que les croisements ne se produiront pas.
La deuxième méthode consiste à utiliser la fonction «Meet Later» directement sur l'appareil lui-même. Lorsque vous appuyez sur cette option, vous pouvez faire défiler jusqu'à une date et une heure particulières et confirmer une réservation directement dans votre calendrier associé. Vous ne pourrez voir que les plages horaires disponibles - toutes les réunions qui ont déjà été confirmées s'afficheront en grisé.
Il y a deux petits problèmes qui surviennent lorsque vous effectuez une réservation directement via le Joan 6. Premièrement, faire défiler jusqu'à votre date ou heure particulière peut être un peu une corvée - il n'y a pas de moyen rapide d'accéder à une date particulière autre que de faire défiler tous les bien au-delà des heures disponibles. Deuxièmement, il n'y a aucun moyen d'ajouter une courte note pour le nom de la réunion - il apparaît simplement comme `` Réservé '' dans votre calendrier lié, vous devrez donc de toute façon revenir dans votre application de calendrier pour nommer correctement la réunion et faire plus. changements.
Qu'ils soient utilisés ensemble ou non, le Joan 6 et le Joan 13 fonctionnent exactement comme prévu. Le Joan 6 était idéal pour gérer notre emploi du temps chargé en studio, tandis que le Joan 13 était un bon aperçu des mouvements de notre équipe au cours de la semaine ainsi que de la disponibilité de la salle de conférence. Le Joan 6 propose également un mode hot-desking, ce qui est idéal lorsque vous travaillez dans un espace de travail partagé. Touchez simplement l'écran pour réserver votre siège, puis touchez-le à nouveau lorsque vous avez terminé pour le libérer.
Les appareils ont un intervalle fixe auquel ils mettent à jour les informations, uniquement en raison des restrictions de l'API et pour prolonger la durée de vie de la batterie. Une fois qu'une réservation a été effectuée dans un calendrier, il faut un peu moins de quatre minutes pour que les modifications soient reflétées sur un appareil Joan. Ce n’est pas beaucoup de temps à attendre, mais pour les espaces exceptionnellement occupés, cela peut être un défi mineur.
Il existe une option permettant d'afficher également un code QR personnalisé, ainsi que du contenu personnalisé tel qu'une galerie d'images ou du texte personnalisé. En dehors de cela, il ne vous reste plus qu'à vous battre avec les mises en page par défaut de Joan pour le contenu. Il suffit donc de parcourir ce qui est disponible pour déterminer celui qui vous convient le mieux.
La durée de vie de la batterie est assez décente sur les deux modèles - les horloges Joan 6 en environ 3 mois d'utilisation avant d'avoir besoin d'une recharge, tandis que la Joan 13 peut durer près d'un an avec une seule charge. Le système vous enverra également un e-mail lorsqu'un appareil est faible, ce qui est pratique.
Verdict final
Pour les entreprises disposant de plusieurs salles de réunion constamment utilisées, Joan est un moyen simple de toutes les gérer. Qu'il s'agisse de relier vos calendriers existants ou de tout acheminer via Joan, c'est une solution sans tracas pour gérer les réservations de salles et les réunions que les entreprises, grandes et petites, apprécieront.
Le seul obstacle est le prix demandé - il y a une somme considérable à investir dans ce qui est essentiellement une tablette e-ink, aussi sophistiquée soit-elle. Les petites entreprises ou les startups devront peut-être se battre avec un seul appareil sur le plan gratuit pour commencer, mais si vous pouvez vous le permettre, les capacités de Joan vous éviteront les tracas éternels de jongler avec les salles de réunion.
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